Comunicaciones por mail paso a paso

Modificado el Mar, 16 Jul a 8:56 A. M.

Desde Gesforma puedes configurar el envío de un correo electrónico para que no tengas que redactar y enviar los emails uno a uno.

Puedes enviar e-mails a tus alumnos, empresas, asesores, etcétera, con los adjuntos que te interesen.

El proceso consta de 5 partes fundamentales:

Elegir el servidor de envío.
Escoger la dirección del remitente.
Personalizar la plantilla.
Enviar el e-mail.
Hacerle el seguimiento.

A continuación vamos a explicarte cómo funciona cada una de ellas para que el envío de tus e-mails dejen volverte tarumba.

1. Configuración del método de envío

Aunque puedes empezar a enviar correos indicando simplemente tu e-mail, te recomendamos hacer algunos ajustes para evitar que terminen en la bandeja de spam.
Lo primero que tienes que hacer es decidir desde qué servidor vas a enviar los emails, ¿desde Gesforma, o desde el tuyo? (te adelanto que hacerlo desde el tuyo tiene más ventajas).

Envío del e-mail desde el servidor de Gesforma

Aunque puedes enviar e-mails desde Gesforma sin necesidad de configurar nada, muchas veces irán directamente al SPAM.
O peor, serán rechazados por el servidor de correo de tu cliente.

Para mejorar en este aspecto tienes que darnos permisos para enviar e-mails en tu nombre.
Esto se hace fácilmente a través del registro SPF.

Antes de ver cómo configurar este método de envío, te recomendamos enviar tus comunicaciones desde tu servidor de correo vía SMTP, es fácil de configurar y tiene más ventajas. Más abajo te explicamos los detalles.

Contacta con el responsable técnico de tu dominio, y dile que siga una de estas instrucciones.

Si ya tiene un registro SPF creado, que añada estos valores:
```
ip4:46.183.114.35 a:gf01ww02.okitup.net
```
Si tu dominio no tiene todavía creado un registro SPF, que utilice este:
```
v=spf1 mx a ip4:46.183.114.35 a:gf01ww02.okitup.net ~all
```

Otro método, menos común, que puedes utilizar para la autenticación de los envíos de e-mail es validar nuestra IP en tu servidor: 46.183.114.35

Envío del e-mail desde tu propio servidor mediante SMTP

Este tipo de envío es el que recomendamos porque aumenta las tasas de entregabilidad y recepción de tus e-mails.
También te permite enviar comunicaciones a varios destinatarios de forma masiva.
Puedes realizar esta configuración a nivel de usuario y de área de gestión: (Formación, Facturación y Ventas).

¿Cuál de las dos te interesa más?

Te interesa la configuración del SMTP a nivel de usuario si quieres que la respuesta del destinatario llegue a la bandeja de correo de la persona que ha hecho el envío.
La configuración a nivel de área de gestión se usa cuando te interesa que la respuesta del destinatario llegue a una bandeja de correo que consultan varias personas.

Niveles de configuración SMTP

Usuario
Área de gestión:
- Formación.
- Facturación.
- Ventas.

2. Dirección del remitente que envía el e-mail

Puedes elegir qué nombre y qué mail mostrar como remitente en tus comunicaciones.
Como norma general, si tienes configurado el SMTP usuario, siempre va a prevalecer frente al resto de configuraciones.

SMTP usuario configurado en tu perfil

Si tienes el SMTP usuario configurado, el nombre, apellidos y mail que se muestra en TODAS las comunicaciones como remitente es el que tengas indicado dentro de la fecha de "Mi Perfil"

Nota: utilízala cuando te interese que la dirección del remitente sea el e-mail del usuario que realiza el envío en Gesforma.

SMTP usuario no configurado en tu perfil

En este caso, dependerá del área desde donde estés enviado la Comunicación: Formación, Facturación o Ventas

Se emplea cuando interesa que la dirección del remitente sea siempre la misma, independientemente del usuario que ejecuta el envío.

Es posible definir una dirección propia para enviar las comunicaciones de formación, facturación y venta.

Un factor para decidir qué opción te interesa es saber quién tiene que responder al cliente cuando conteste al correo enviado.
Si tiene que responder una persona en concreto desde su propio correo, es mejor usar la dirección del e-mail del usuario.

Área de Formación

Son las Comunicaciones que configuras en Cuenta/Preferencias/Formación y pueden darse 2 casos en función de cómo esté gestionado el Grupo Formativo:

Si el Grupo está gestionado bajo una Agrupación, los datos los toma de la Ficha de la Entidad Organizadora a la que pertenece la Agrupación y que está en la pestaña "Comunicaciones"
Si el Grupo está gestionado sin Agrupación o bajo los perfiles de gestión: Empresa bonificada o Grupo de Empresas:
Nombre: desde Cuenta /Preferencias/Datos, apartado Comunicaciones, campo "Nombre remitente"
Mail: desde Cuenta /Preferencias/Formación, apartado General campo E-mail de formación

Área de Facturación

Son las Comunicaciones que configuras en Cuenta/Preferencias/Facturación:

Toma los datos de la Ficha del Centro de Facturación que tiene vinculado la Factura .
Campos: "Nombre remitente" y "E-mail".

Área de Ventas

Son las Comunicaciones que configuras en Cuenta/Preferencias/Servicios y pueden darse 2 casos:

Que el Servicio vinculado al Contrato tenga indicado un Centro de Facturación:
El mail y el nombre lo toma de la ficha del Centro de Facturación que esté indicado en el Servicio.
Que el Servicio vinculado al Contrato NO tenga indicado un Centro de Facturación:
El mail y el nombre lo toma de la ficha de tu Cuenta.
nota: si necesitas cambiarlo, ponte en contacto con nosotros.

3. Personalización de la plantilla para la comunicación por e-mail

Configura la plantilla de la comunicación por e-mail desde las preferencias de tu cuenta, concretamente desde la categoría que quieras hacer la comunicación: formación, facturación, servicio.

Puedes configurar el asunto, el contenido, y sus adjuntos.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de configuración:

Formación:

Facturación:
- Factura de formación bonificada a cliente
Ventas:
- Renovación del contrato al cliente

4. Envío del e-mail

A la hora de enviar los emails además de la opción manual, puedes automatizar algunos envíos.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de envíos:

Formación

Facturas

Ventas

Presupuestos. Comunicar por mail

5. Seguimiento del e-mail enviado

Las opciones de seguimiento a los emails enviados dentro de Gesforma son limitadas a excepción de las relacionadas con los participantes que se recogen en su informe de tutorías. Aún así, tienes las siguientes opciones:

1. Informe de Comunicaciones

Puedes generar un informe Excel con el listado de las Comunicaciones enviadas a los participantes con las siguientes columnas:

Nombre comunicación (participante: inicio general, participante: inicio , Tutor a participante: inicio y Participante:fin)
Fecha de envío
Hora de envío
email destinatario
Nombre alumno
Apellido 1 alumno
Apellido 2 alumno
Nº Documento
Código AAFF
Código Grupo
Denominación AAFF
Fecha inicio (grupo)
Fecha fin (grupo)
Modalidad"
Horas (totales)
Horas P (presenciales)
Horas T (teleformación)

Para generar el informe:

Desde el menú principal, ve a Formación/Grupos y filtra por el grupo que te interesa;
accede al listado de Matrículas del Grupo mediante el icono "Participantes";
desde el menú secundario, despliega el botón "Exportar" y selecciona opción " informe comunicaciones";
descarga el informe.

2. Consultar los mensajes enviados desde Gesforma en mi buzón de correo

Si tienes configurado el envío mediante SMTP (punto 1 de este artículo) pregunta a tu proveedor si permite tener una copia de los mails enviados en tu bandeja de salida de correo.
Esta configuración es ajeno a Gesforma, depende de tu proveedor de correo. Por ejemplo, Gmail u Office 365 de manera automática guardan una copia en la bandeja de salida de todos los correos que envíes vía SMTP desde otro programa.

Esta opción es muy útil para consultar los detalles de los emails que envías desde Gesforma (fechas de envío, adjuntos,...)

Si tu proveedor no dispone de esta opción siempre puedes:

Crear una cuenta de correo específica para ello, y activar en las preferencias de tu cuenta la opción de enviar con CCO (punto siguiente, 3)
Contratar el servicio de Firma Digital
Tener algún sistema que te aporte una evidencia de que se ha enviado el correo.
(Existen servicios de "email certificado" que dan proveedores externos)

3. Recibir una copia oculta de todos los envíos. CCO

Puedes crear una cuenta de correo específica para ello, y activar en las preferencias de tu cuenta la opción de enviar con CCO.

Ve a la opción de menú principal Configuración/Preferencias,
selecciona la pestaña General,
activa la opción Enviar CCO.

Esta opción es muy útil si tu proveedor de correo no tiene la función de dejarte una copia en a bandeja de salida

Si realmente quieres asegurarte de que tu destinatario recibe y abre el correo, indícale en el texto del mensaje de la comunicación que te responda al correo.
Las herramientas que existen para saber si el destinatario abre un correo no son fiables porque puede bloquearlas fácilmente para conservar su privacidad.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de seguimientos:

Formación: Tutorizar participante
Facturación: Seguimientos de cobro a facturas
Ventas: Seguimiento a un contrato

FAQ

¿Por qué siguen cayendo mis mensajes en el spam?

Existen múltiples motivos, por ejemplo:

si tu cliente marca como spam el mensaje recibido en su bandeja de correo electrónico,
si tu cliente tiene unas reglas muy estrictas de control de spam en su servidor de correo,
si tienes algún error en la configuración en el registro SPF del dominio.
si al intentar conectar desde Gesforma, os devuelve la frase "could not connect to the host" significa que tu cuenta de Gesforma no puede conectar con tu servidor a partir de los datos que has indicado en la configuración del SMTP.

Pasos para resolver el error:

solicita a tu proveedor de correo qué configuración debes utilizar para conectar tu ERP al servidor de correo mediante SMTP.
1. detallare los campos que aparecen en el formulario de configuración de Gesforma;
2. aclarale que te habilite la conexión desde la IP de Gesforma IP 46.183.114.35
  (a veces es necesario que lo hagan por temas de seguridad del servidor);
3. también es recomendable actualizar la configuración SPF de vuestro dominio de correo;
  - Si ya tiene un registro SPF creado, que añada estos valores:
    ip4:46.183.114.35 a:gf01ww01.okitup.net
  - Si el dominio no tiene todavía creado un registro SPF, que utilice este:
    v=spf1 mx a ip4:46.183.114.35 a:gf01ww01.okitup.net ~all
después de hacer todo lo anterior, asegúrate que los datos que te da el proveedor son los que están indicados en la configuración SMTP en Gesforma;
Prueba a conectarte;
Si te vuelve a dar el error "could not connect to the host", solicita a tu proveedor de correo que te amplíe las instrucciones detalladas porque no has podido conectar desde el ERP con las últimas instrucciones que te habían dado.
Con la respuesta detallada de tu proveedor contacta con nosotros para ver si te podemos ayudar desde aquí.

Webinar. Cómo mejorar los envíos de las Comunicaciones

Contenidos:
(0:00) Elección del Servidor para el envío 02:25 Configuración del SMTP
(03:15) SMTP área Formación
(07:30) SMTP Entidad Organizadora
(09:50) Jerarquía selección del servidor en los envíos.
(11:00) Ventajas de configurar el SMTP Copias de tus envíos