Importación masiva de tutores en un grupo

Sabemos que gestionar la asignación de docentes en grupos con múltiples formadores puede consumir mucho tiempo si se hace uno a uno. Para evitar que tengas que usar plantillas genéricas de participantes y luego asignar las horas manualmente, Gesforma cuenta con una plantilla de importación específica para formadores.

Esta herramienta te permite subir todo tu listado de tutores de una sola vez, incluyendo las horas que imparten, su modalidad y el precio, ahorrándote el doble trabajo administrativo. Además, si el tutor ya existe en tu base de datos, el sistema actualizará su ficha automáticamente sin duplicar registros.

A continuación, te guiamos paso a paso para hacerlo:

Paso 1: Localiza el Grupo Formativo

1. Dirígete a la pestaña Formación > Grupos.

2. Utiliza los filtros para localizar tu grupo y haz clic para entrar en él.

3. Navega hasta la pestaña Ejecución.

Paso 2: Descarga la plantilla específica de formadores

1. Haz scroll hasta el final de la página, en el apartado Importar formadores.

2. Haz clic en el icono de los tres puntos verticales.

3. Selecciona Descargar plantilla de usuarios editable. (Recomendamos esta opción porque incluye menús desplegables que facilitan y aseguran la introducción de datos correctos).

Paso 3: Rellena los datos en el Excel Abre el archivo descargado. Verás que cuenta con columnas específicas para la docencia. Rellena los datos obligatorios (Tipo de usuario, NIF/NIE, Nombre y Apellidos) y presta especial atención al bloque final de la tabla:

• Horas: Las horas exactas que impartirá este docente.
• Modalidad: Selecciona la modalidad desde el desplegable (ej. Teleformación).
• Precio: Indica el coste por hora (si aplica para tu control de facturación).
• Tipo de perfil y tutoría: Define si usará correo, foro, videoconferencia o chat externo.

Paso 4: Importa el archivo a Gesforma

1. Guarda los cambios en tu documento Excel.

2. Vuelve a la pantalla de Importar formadores en Gesforma.

3. Arrastra el archivo Excel directamente sobre el recuadro, o haz clic en Seleccionar archivo para buscarlo en tu ordenador.

4. Aparecerá una ventana de confirmación indicando los usuarios añadidos o actualizados.

Paso 5: Guarda el grupo (¡Muy importante!) 
Para que los cambios se apliquen definitivamente, debes hacer clic en el botón inferior Guardar (o "Guardar y continuar").

Plantilla simplificada para tutores existentes

Sabemos que, al gestionar la formación, el tiempo y el orden son fundamentales. Cuando se importan masivamente los participantes, los datos del curso que imparten los tutores y sus horas no están incluidos, lo que puede generar una carga administrativa extra. Para resolver esto y simplificar la gestión de tu documentación, Gesforma cuenta con una plantilla específica para la importación masiva de los tutores que ya existen en tu base de datos.

A continuación, te guiamos paso a paso para que puedas realizar esta importación con total tranquilidad y sin errores.

Pasos para realizar la importación masiva

1. Descargar la plantilla específica

1. Dirígete al menú principal y haz clic en Formación, y luego entra en Grupos.
2. Filtra y selecciona el grupo formativo en el que deseas trabajar.
3. Entra en los detalles del grupo y navega hasta la pestaña Ejecución.
4. Desplázate hasta el final de la página, donde encontrarás un apartado llamado Importar formadores.
5. Haz clic en el menú de los tres puntos y selecciona la primera opción: Descargar plantilla.

2. Preparar los datos en el Excel 

Abre el archivo descargado. Verás que incluye una pequeña pestaña con instrucciones para guiarte. Para rellenar el listado correctamente, ten en cuenta estos campos:

• loginame: Es el dato clave que vincula al tutor. Si no estás seguro de cuál es el nombre de usuario exacto de un tutor, puedes abrir una nueva pestaña en Gesforma e ir a Cuenta > Usuarios. Selecciona el perfil de "Tutores", entra en la ficha de la persona (por ejemplo, haciendo clic en la lupa) y copia exactamente el texto que aparece en el apartado "Datos de conexión".
• Horas y Modalidad: Completa las horas que imparte y selecciona su modalidad mediante el desplegable.
• Precio y Perfil: Puedes introducir el precio si lo necesitas. Si dejas la casilla de tipo de perfil vacía, Gesforma asignará por defecto el perfil "bonificado".
• Tutorías: Si el curso es en modalidad de teleformación (donde se suele requerir mayor detalle), marca con un "SÍ" las opciones de contacto que utilizará ese formador, como el correo electrónico, la videoconferencia, el chat externo u otras alternativas.

3. Subir la plantilla completada

• Guarda los cambios en tu archivo Excel y vuelve a la pestaña Ejecución del Grupo
• Ve de nuevo al apartado inferior y, simplemente, arrastra tu archivo hacia el recuadro "Seleccionar archivo" o suéltalo allí.

4. Confirmar y Guardar (Paso clave)

Al subirlo, el sistema procesará el archivo y te mostrará unos mensajes de aviso confirmando que los usuarios han sido añadidos con éxito.

Muy importante: Para asegurar que nada se pierda, recuerda hacer clic en el botón inferior Guardar del grupo formativo.