Cómo registrar o importar usuarios sin NIF/NIE

A veces, para formaciones como webinars gratuitos o eventos de captación, exigir el NIF o NIE añade una barrera innecesaria al registro de tus alumnos. En Gesforma, te damos el control para flexibilizar este requisito, permitiéndote dar de alta o importar asistentes utilizando únicamente los datos esenciales (como nombre y correo).

A continuación, te explicamos cómo activarlo y qué precauciones debes tomar para mantener tu base de datos organizada.

1. ve a la opción de menú Cuenta/Preferencias/Datos básicos;
2. activa la opción "Permitir alta usuario sin NIF";
3. guarda los cambios.

Importante: 3 reglas de oro para evitar errores operativos

Para garantizar que tus importaciones masivas (por ejemplo, desde un Excel con los inscritos a tu webinar) funcionen a la perfección y no generen el temido "error de importación", es vital que todo tu equipo conozca estos tres puntos:

1. El cambio aplica a toda la cuenta

Al activar esta preferencia, no solo te afectará a ti. El cambio es global a nivel de cuenta, lo que significa que cualquier compañero de tu equipo también podrá crear o importar usuarios sin requerir el documento de identidad.

2. La regla de duplicidad se desactiva

Habitualmente, Gesforma utiliza el NIF/NIE como identificador único para saber si un alumno ya existe y no volver a crearlo. Al permitir usuarios sin NIF, esta red de seguridad se apaga. 

Precaución: Si importas por segunda vez un listado de usuarios que ya existen en tu cuenta, el sistema los duplicará. Revisa bien tus archivos antes de hacer la importación.

3. Incompatibilidad con las "claves automáticas"

Si vas a realizar una importación masiva de estos usuarios sin NIF, asegúrate de NO marcar la opción "Generar usuario y clave automáticamente".

El sistema necesita obligatoriamente el NIF para poder estructurar y generar esas contraseñas. Si dejas la casilla marcada, el sistema ignorará que permitiste el registro sin NIF y la importación te dará error.