Gestión de solicitudes

Las Solicitudes se usan para recoger una petición de contratación de un Servicio que puede estar vinculado a una formación,  o no como por ejemplo  un Servicio de Consultoría

TABLA DE CONTENIDOS

1. Crear manualmente

    1.2 Crear una Solicitud vinculada a una Convocatoria

2. Creación de una Solicitud de forma automática

3. Tramitar una solicitud

4. Estados 

5. Informes

6. Edición masiva

7. Asignar una Solicitud a un comercial

8. Cambiar el grupo vinculado a una Solicitud

9. Guía de Filtros: Localiza tus solicitudes con precisión

    Filtro de Grupo vinculado según el "Tipo de servicio"

    Filtro por "Fecha de inicio de contrato"

1. Crear manualmente

1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
2. pulsa en la opción de submenú crear;
3. selecciona el tipo de servicio:
   • consultoría;
   • formación a empresa;
   • formación a particulares;
   • añadir participante a un grupo: te permite incluir al participante en un grupo existente que no haya comenzado;
   • otros.
4. completa los datos esenciales del formulario;
5. guarda los cambios.

Es posible actualizar los datos de una solicitud, incluido el tipo, mientras no esté tramitada.

En este ejemplo se crea una solicitud de servicio de tipo formación a empresa, indicando únicamente los datos relativos a:

• curso;
• empresa;
• participantes aproximados.

Nota: sólo los siguientes perfiles pueden eliminar solicitudes, secretario; coordinador; contable; asesor y colaborador.
Si vinculas una Solicitud a una Convocatoria puedes cubrir necesidades propias de un Plan de Formación

1.2 Crear una Solicitud vinculada a una Convocatoria

Para crear una solicitud de forma manual:

1. Ve a Ventas/Solicitudes;
2. en el menú secundario dale a Crear;
3. cumplimenta los formularios teniendo en cuenta dentro de la pestaña General:
   • Tipo de Servicio: añadir participantes a un grupo
   • Convocatoria: selecciona la convocatoria
     Nota: es imprescindible que selecciones la convocatoria para que te aparezcan los formularios específicos.
4. Sigue rellenando el formulario;
5. Guardar.

2. Creación de una Solicitud de forma automática

Una Solicitud se crea  de forma automática con cualquiera de estas opciones.

1. A través del Formulario de Matriculación
2. A través de la Landing.
3. Mediante  el Formulario Público
4. A través de los Servicios WEB: Básico y Avanzado.

3. Tramitar una solicitud

1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes,
2. en la columna acciones, pulsa en el icono para tramitar la solicitud,
3. elige el tipo de trámite (cambia en función del tipo de servicio seleccionada al crear la solicitud,
4. completa los datos esenciales del formulario,
5. guarda los cambios.
   Nota: una solicitud tramitada no puede actualizarse.

En este vídeo puedes ver cómo se tramita una solicitud de servicio de consultoría.

Al tramitar una Solicitus de este tipo, se crea de forma automática un Contrato de Servicios

Si quieres ver cómo se tramita una Solicitud para un servicio de formación mira en punto 5 de este artículo

4. Estados 

Puedes aplicar un estado a la solicitud para que puedas gestionarla de una manera más eficiente.

1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
2. selecciona la solicitud;
3. escoge la acción en lote cambiar estado;
4. indica el estado que te interesa;
5. guarda los cambios.

Ejemplo de uso:

• Cancelada: el servicio no puede realizarse.
• Abierta: en tramitación comercial.
  (Ventas está trabajando en la propuesta con el cliente)
• Comunicada: en comprobación técnica.
  (Ventas termina su trabajo y la entrega a Administración.)
• Aprobada: validada técnicamente pero sin tramitar.
  (Administración da el Ok. Ventas ya puede "olvidarse" de esta solicitud).
• Tramitada: solicitudes tramitadas.
  (Administración puede "olvidarse" de esta solicitud).

5. Informes

Puedes generar un informe para conocer diferentes indicadores como el nº de alumnos matriculados, si son hombre o mujeres, ocupados o desempleados, fechas de nacimiento,...

1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
2. filtra por el criterio que te interese;
3. genera el informe.
   nota: se crea un informe en Excel con todos los indicadores disponibles.
   
   Ejemplo del informe en Excel que se genera
   

Nota:

Dispones de un filtro por "Método de creación de la solicitud" .Esta información también aparece en el apartado Usuario

De esta forma tienes un mayor control de la información que generas.

6. Edición masiva

Existe una acción de listado que te permite actualizar de forma masiva en las solicitudes:

• el curso;
• la convocatoria;
• etiquetas;
• estado.

7. Asignar una Solicitud a un comercial

La solicitud, si le asigna al usuario en función de  cómo haya sido creada:

Manual o formulario externo: se le asigna al usuario que la crea

Landing: se le asigna en función de cómo tengas configurado el Grupo de Comerciales. Más info aquí

Puedes asignarla a un perfil comercial siguiendo los pasos:

1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
2. selecciona la solicitud;
3. escoge la acción en lote asignar comisionista;
4. busca por su nombre;
5. guarda los cambios.

Si quieres sabes los perfiles que son "Comisionista" mira aquí.

Para filtrar por comisionista, en el apartado de filtros despliega en "mostrar más filtros" y busca el campo "usuario alta"

8. Cambiar el grupo vinculado a una Solicitud

Si necesitas cambiar el Grupo de una Solicitud que ya está tramitada, en este vídeo tienes un ejemplo de cómo hacerlo.

Un ejemplo de uso es cuando ya has tramitado una Solicitud y quieres vincular un Grupo distinto, porque el primero se ha anulado.

9. Guía de Filtros: Localiza tus solicitudes con precisión

Para que tengas un control total sobre tus gestiones y ahorres tiempo buscando información, el sistema cuenta con filtros específicos que se adaptan al estado y tipo de cada solicitud. Entender cómo actúan te aportará mucha claridad en tu día a día.

A continuación, te explicamos el comportamiento de dos de los filtros más consultados:

Filtro de Grupo vinculado según el "Tipo de servicio"

El comportamiento de este filtro varía dependiendo de la naturaleza de la solicitud con la que estés trabajando. Conocer esta diferencia evitará que sientas que te faltan datos en tus búsquedas:

1. Para solicitudes generales (ej. "Formación a empresas" o si el tipo no está indicado): El sistema solo detectará y filtrará estas solicitudes si ya se encuentran en estado "Tramitada". Esto ocurre porque, a nivel interno, la solicitud no se vincula formalmente al grupo de formación hasta que ese trámite se ha completado.
2. Para solicitudes de tipo "Añadir participantes a grupo": En este caso, la vinculación es inmediata. La solicitud queda unida al grupo desde el mismo momento de su creación (a través de la pestaña "Grupo"). Por lo tanto, el sistema las filtrará directamente en función de las fechas que hayas indicado en dicha pestaña, sin necesidad de esperar a que cambien a estado tramitada.

Filtro por "Fecha de inicio de contrato"

Puedes afinar tus búsquedas localizando directamente tus expedientes basándote en el día exacto en que comienza el contrato. 

Es la forma más rápida y segura de organizar tus próximos inicios, auditar tus fechas y asegurar que ningún plazo se pasa por alto.