Importar participantes mediante plantilla Excel participantes v2

Esta plantilla puedes utilizarla en tres listados diferentes:

1. Usuarios, 
2. Empresas/trabajadores,
3. Grupos/participantes.

Dependiendo del listado donde uses la plantilla se importan datos diferentes.
Por ejemplo, si la usas en el listado de Usuarios, se ignoran, en caso de existir, los datos relativos a la formación: horas en jornada, usuario matrícula, contraseña matrícula,....

Todos los detalles están indicados en la pestaña Ayuda de la propia plantilla.

Hay versión editable y no editable de la plantilla.
La diferencia está en que la versión editable, no te obliga a seleccionar el dato de un desplegable.
Esta versión te permite indicar, en los desplegables numerados, solo el número en vez de todo el texto.

Aconsejamos enviar al cliente siempre la versión NO editable para aumentar las opciones de que los datos se incluyen con el formato correcto.
La editable viene bien si tienes que copiar y pegar muchos datos de golpe en la plantilla desde otro sitio.

Puedes añadir participantes si NIF/NIE siempre que tengas activada esta la opción en preferencias. 

Desde usuarios

1. Ve a la opción de menú Cuenta/Usuarios;
2. selecciona la opción de submenú Importar/Excel participantes v2;
3. baja hasta el apartado PLANTILLAS y dale a descargar
4. adjunta el archivo;
5. aparece un listado con los usuarios que se van a importar;
6. pulsa en el botón importar;
7. aparece un mensaje informativo sobre el proceso.

Si no indicas el CIF, se crea el usuario con perfil participante sin empresa asignada.
Al indicar el CIF se incluyen datos profesionales relativos a su empresa: Discapacidad,  Fijo/discontinuo/excedencia,  ERTE RD-LEY 21/2021, Coste media hora y Comentarios.

Desde empresas/trabajadores

1. Ve a la opción de menú Cliente/Empresas;
2. entra en la empresa donde quieres añadir trabajadores;
3. activa la pestaña trabajadores;
4. selecciona la opción de submenú Importar/Importar/Excel participantes v2;
5. baja hasta el apartado PLANTILLAS y dale a descargar
6. adjunta el archivo;
7. aparece un listado con los usuarios que se van a importar;
8. pulsa en el botón importar;
9. aparece un mensaje informativo sobre el proceso.

Se aplica el mismo comportamiento para la importación de datos descrito en la sección anterior.

Desde grupo/participantes

Primer paso: descarga la plantilla

1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
2. entra en el grupo que quieras matricular;
3. activa la pestaña Participantes;
4. en el apartado ALTA MASIVA, desde el menú de los 3 puntos selecciona "descargar plantilla v2";
   
5. descarga  la plantilla que te interese:
   Nota: al principio de este artículo tienes las diferencias entre una y otra.
   
6. rellena la plantilla y guarda cambios.

Segundo paso: importa la plantilla

1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
2. entra en el grupo que quieras matricular;
3. activa la pestaña Participantes;
4. baja hasta la sección ALTA MASIVA;
5. adjunta tu plantilla;
6. automáticamente, se incluyen a los usuarios como participantes del grupo.

Se incluyen los datos específicos del trabajador en su empresa indicados en las secciones anteriores.
También se indican los específicos de formación en su matrícula: Precio matricula,  Usuario plataforma,  Contraseña plataforma y Comentarios en la matrícula.

Personalización de la plantilla

Utiliza la fila 1 de la pestaña Datos_v2 para incluir información relevante como logo, datos de contacto,...

También puedes ocultar las columnas que no te interesa mostrar a tus clientes.

FUNDAE

Desde 2023 ya no hay que comunicar los siguientes datos al aplicativo:

1. Nombre.
2. Apellidos.
3. Fecha de nacimiento.
4. Sexo.
5. NISS.
6. CIF de la Empresa.
7. Cuenta de Cotización.
8. Grupo de Cotización.
9. Fechas de Inicio Teleformación.
10. Fin de la Teleformación.

Aunque no tengas que comunicar estos datos a Fundae, necesitas seguir solicitando algunos de ellos para realizar tu trabajo. Por ejemplo, el nombre y apellidos del participante para generar documentación, o el CIF de la empresa para realizar los costes.
Por ejemplo, en principio las fechas de inicio y fin de teleformación no es una información de gran valor porque las puedes hacer coincidir con las fechas de inicio del grupo.

Analiza tus procesos para saber realmente cuál te interesa omitir.

FAQ

A la hora de cumplimentar el excel, ten en cuenta lo siguiente para evitar errores en la importación:

• NISS trabajador: 
  • Son 12 números seguidos sin barras, sin guiones y sin espacios. 
  • El formato de la celda tiene que ser formato texto
• Cuenta de Cotización empresa : 
  • Son 11 números seguidos sin barras, sin guiones y sin espacios.
  • El formato de la celda tiene que ser formato texto

Nota: si te da error la importación, consulta el apartado "A tener en cuenta" de este artículo.

Actualizar de forma masiva el tipo de documento

Para actualizar el "Tipo de documento" de forma masiva en la ficha del usuario:

1. Rellena en la plantilla "Participantes v2": 

• La columna "B" con el valor NIE
• La columna "C" el número de NIE

2. Importa la plantilla de nuevo.
Nota: la casilla "Actualizar usuarios con el mismo nif y distinto nombre" no es necesario que la actives en este caso.

Si necesitas más ayuda nos dices.

Un saludo