Guía Definitiva: Entiende la Jerarquía de Correos (SMTP)

Configurar desde dónde se envían los correos a tus alumnos o clientes puede parecer un laberinto cuando ves diferentes opciones en tu perfil, en formación o en facturación. Es completamente normal preguntarse: "¿Y ahora desde dónde va a salir exactamente este email?".

Para darte total tranquilidad y control sobre tus comunicaciones, el sistema de envío de Gesforma funciona con una jerarquía estricta de dos niveles.

Piensa en ello como un orden de prioridades. Entender esta regla de oro te asegurará aumentar las tasas de recepción de tus correos (evitando la bandeja de spam) y proyectar siempre la imagen profesional que deseas.

Nivel 1: El SMTP de Usuario (El "Jefe Absoluto")

Esta es la configuración principal y más personal. Se gestiona directamente desde la ficha de tu usuario en la plataforma.

• Ruta de configuración: Mi Perfil > Datos de Usuario > Configuración SMTP.

• ¿Cómo actúa? Esta configuración manda sobre todas las demás. Si introduces aquí tu correo corporativo (ej. tu.nombre@tuempresa.com), el sistema lo usará siempre como remitente, sin importar si estás enviando una factura, un diploma o un aviso de inicio de curso.

• ¿Cuándo es ideal usarlo? Cuando tu modelo de negocio requiere un trato súper personalizado y necesitas que, si un alumno o cliente responde al correo automático, esa respuesta llegue directamente a tu bandeja de entrada personal y no a un buzón genérico de la empresa.

Nivel 2: El SMTP por Área de Gestión (Los "Especialistas")

Si decides NO configurar el SMTP en tu perfil personal (Nivel 1), Gesforma activa su sistema inteligente. El programa mirará desde qué departamento estás trabajando para usar un remitente más genérico, ideal para separar las comunicaciones de tu empresa.

A. Área de Formación

En este departamento, el sistema se adapta a cómo gestiones tus grupos formativos.

1. Si trabajas con Agrupaciones: El correo debe salir siempre a nombre de la entidad responsable. Por eso, el SMTP se configura individualmente para cada una de ellas.

   • Ruta: Cuenta > FUNDAE > Entidades organizadoras > [Seleccionar Entidad] > Pestaña comunicaciones > SMTP.

2. Para el resto de perfiles (Grupo de Empresas, Empresa Bonificada o Sin Agrupación): Se configura una cuenta departamental unificada (ej. formacion@tuempresa.com) para todos los avisos a alumnos y empresas.

   • Ruta: Cuenta > Preferencias > Formación > Desplegable SMTP. (Nota: si trabajas con agrupaciones pero olvidaste configurar el SMTP en la Entidad Organizadora, Gesforma usará esta ruta como plan B).

⚠️ Regla de Oro en la Configuración: Al introducir tus credenciales (Host, Puerto, SSL/TLS, Usuario y Contraseña), pulsa siempre el botón "Probar conexión". Nunca guardes los cambios si el botón no se pone en verde indicando "Conectado", ya que el sistema no podrá enviar tus correos.

B. Área de Facturación

Todas las facturas, recibos y recordatorios de pago tomarán los datos del Centro de Facturación asociado a esa operación específica. Ideal para que el remitente sea administracion@tuempresa.com.

• Ruta: Cuenta > Facturación > Centros de Facturación > [Seleccionar Centro] > Datos de Contacto.

C. Área de Ventas

Para el envío de presupuestos o renovaciones de contratos, el sistema tomará la configuración general de ventas.

• Ruta: Cuenta > Preferencias > Ventas > Listado de comunicaciones.

Resumen: Tu Plan de Acción Estratégico

Para tener todo bajo control, solo debes tomar una decisión sobre cómo quieres que te perciban tus clientes:

• Opción A (Quiero separar por departamentos): Asegúrate de dejar vacío el SMTP en "Mi Perfil". Ve a las Preferencias de cada área (Formación y Facturación) y pon allí los correos de tu equipo (tutores@, facturas@). Así, cada departamento trabajará de forma independiente y organizada.

• Opción B (Quiero centralizar todo a mi nombre): Configura el SMTP únicamente en "Mi Perfil" y olvídate del resto. Todo saldrá con tu firma.