Duplicar en lote AAFF y grupos en perfil "bonificada"

Esta funcionalidad está diseñada para eliminar el trabajo manual y repetitivo cuando necesitas gestionar un mismo curso para varias empresas bonificadas.

En lugar de crear la misma Acción Formativa (AAFF) y grupo desde cero para cada cliente, el sistema te permite clonar toda la estructura en un solo paso, manteniendo el orden y garantizando que los datos sensibles (como los participantes) no se mezclen.

A continuación, tienes el artículo estructurado con el minutaje del vídeo explicativo para dominar este proceso.

Nota importante para tu tranquilidad: Al usar esta función, el sistema clona toda la configuración del curso (fechas, modalidades, precios, etc.), pero NUNCA clona a los participantes. Cada nuevo grupo creado estará vacío, protegiendo así la privacidad de los datos entre diferentes empresas.

Paso a paso

Aclaración sobre perfiles: 

Puedes duplicar una Acción y Grupo desde cualquier perfil: Entidad Organizadora, Empresa Bonificada o Grupo de Empresas. 

Sin embargo, el perfil de destino donde se crearán los nuevos cursos clonados será siempre el de la Empresa Bonificada que selecciones.

Consejo de Paz Operativa: Por este motivo, si vas a gestionar una formación en la que participan tanto empresas bajo tu perfil de Entidad Organizadora como bajo perfil de Empresa Bonificada, te recomendamos crear la acción original siempre en la Entidad Organizadora. 

Desde ahí, podrás duplicarla cómodamente hacia el resto de empresas bonificadas en un solo paso.

Paso 1: Localiza la Acción de origen

1. Ve al menú principal y haz clic en Formación > Acciones Formativas.
2. Utiliza los filtros para buscar y localizar la Acción Formativa que deseas duplicar

Paso 2: Accede a la función para duplicar

1. Una vez localizado el curso en el listado, ve a la columna de la derecha y haz clic en el icono de los tres puntos (menú de opciones).
2. Despliega el submenú "Otros".
3. Selecciona la opción:"Duplicar AAFF y grupo en perfil EB".

Paso 3: Configura la clonación en el formulario

Al hacer clic, se abrirá un panel de control donde debes confirmar los detalles para duplicar:

- AAFF de referencia: Verás seleccionada la Acción original que vas a clonar pero puedes buscar y seleccionar otra distinta.

- Grupo de referencia: Selecciona qué grupo de esa Acción quieres duplicar. 

- Código de la AAFF (Muy importante): Si dejas la casilla en blanco: copiará exactamente el mismo número de código de la Acción Formativa original.

Si marcas la casilla "Escoger el siguiente nº de código disponible...":  Gesforma buscará automáticamente cuál fue el último código usado en la empresa de destino y asignará el siguiente número correlativo (ej. si el último fue el 6, pondrá el 7).  Si hay saltos, cogerá el mayor como último número.

- Empresas bonificadas: En este desplegable múltiple, selecciona todas las empresas con perfil "Empresa bonificada" (Autogestión) a las que quieres copiar la Acción y Grupo seleccionados Puedes elegir una o varias al mismo tiempo.

Paso 4: Ejecuta y verifica

1. Cuando tengas todo seleccionado, pulsa el botón "Duplicar".
2. Te mostrará un mensaje de confirmación en la parte superior indicando los nuevos códigos de las Acciones Formativas creadas.

¡Listo! Lo urgente está resuelto. Si accedes al perfil de cualquiera de las empresas bonificadas que seleccionaste, verás que la Acción  y el Grupo ya están creados, listos para que matricules a sus alumnos correspondientes.