Conceptos básicos
Quizás lo que siempre has escuchado es que los costes pueden ser: directos, indirectos y de organización. Y es cierto. Pero además, debemos distinguirlos por su origen y en función del perfil de gestión.
Para desenmarañar este lío que acabo de hacerte en tu cabeza, vamos uno a uno. Es un poco ladrillo pero seguro que si un día tienes una duda, te acordarás de esta chuleta.
Por tipo: directos, indirectos y organización
- Directos: a la hora de bonificar un curso es obligatorio detallar el coste de la formación, el precio del curso.
- Indirectos: todo aquello necesario para llevar a cabo la formación, sin ser propiamente la impartición.
- Organización: lo que nos cobra la entidad organizadora por la gestión ante FUNDAE
Costes según origen: externos e internos
Los costes no siempre se justifican con facturas, puede ser que el coste sea de la propia empresa y esta no puede facturarse a sí misma, por tanto sería necesario justificarlo través del coste/hora.
Por ello, le pondremos apellidos a los costes directos e indirectos: internos y externos.
Recuerda, el apellido es siempre desde el punto de vista de la empresa bonificada.
Los costes de organización no tienen apellido. la razón es porque siempre será una factura de una entidad externa (organizadora) que cobra a la empresa bonificada por la gestión ante Fundae.
Vamos a ver ejemplos:
Directos:
1.- Costes directos internos Si el profesor pertenece a la empresa que bonifica, los costes directos se justifican por precio/hora y no por factura.
2.-Costes directos externos: existe una factura del centro de impartición o profesor pero no pertenece a la plantilla de la empresa bonificada.
Indirectos
1.-Costes indirectos internos: si hay personal administrativo que organiza un curso para su empresa, se justifica por el coste/hora y horas empleadas de este trabajador.
2.- Costes indirectos externos: la factura de una empresa que le gestiona los créditos a la misma bajo el perfil bonificada o grupo de empresas.
En esta categoría, también se podrían Incluir las facturas de servicio (luz agua... ) es menos común.
Costes según perfil: bonificada, organizadora y grupo de empresas
Vamos a ver ahora, en función de su nombre y apellido, en qué perfil de gestión los podemos encontrar
1. Perfil bonificada.
La empresa gestiona su propio crédito, bajo el perfil "bonificada" en Fundae. Puede contratar (o no) la formación y puede contratar (o no) la gestión. Vemos en detalle:
a) Cuando una empresa decide gestionar el crédito ante Fundae con personal propio:
Coste directo:
externo: contrata la formación y se justifica con factura, o
interno: impartición por medio de un empleado de la empresa bonificada, se justifica por coste/hora
Coste indirecto:
externo: costes asociados (como equipos de apoyo, luz, agua, alquiler local, etc... ), se justifica con facturas, y/o
interno: labores administrativas para la gestión en F, con personal propio de la empresa bonificada, se justifica por coste/hora
b) Cuando una empresa decide gestionar el crédito ante Fundae pero contrata a un gestor externo:
Coste directo:
externo: contrata la formación y se justifica con factura, o
interno: impartición por medio de un empleado de la empresa bonificada, se justifica por coste/hora
Coste indirecto:
externo: costes administrativos por contratación de un un gestor ajeno a la empresa bonificada y se justifica con factura, y/o
costes asociados (como equipos de apoyo, luz, agua, alquiler local, etc... ), se justifica con facturas.
2. Perfil grupos de empresas:
En el perfil grupo de empresas de F, están sólo las empresas pertenecientes al mismo. un grupo de empresas es el que tiene consolidados sus balances, y cualquiera de las empresas ejerce de"organizadora", no tiene que ser la matriz.
La justificación es exactamente igual que bajo el perfil bonificada. No existen, por tanto, costes de organización.
3.- Perfil organizadora (entidad externa).
Cuando una empresa contrata a una entidad organizadora para que le gestione ante Fundae el crédito, entra en juego los costes de organización.
La entidad organizadora o externa (es lo mismo), podrá contratar la formación o ser ella misma, pero no podría contratar la gestión a otra empresa, ni personal externo.
La empresa bonificada recibirá facturas por parte de la organizadora con todos los costes de formación y de gestión.
Coste directo:
externo: Si contrata la formación la entidad organizadora, imputará ese importe a la factura que emite a la empresa bonificada. Si es ella misma la formadora directamente le factura a la empresa bonificada
interno: no existen, si el profesor es de la empresa bonificada, debe gestionarlo bajo el perfil bonificada
Coste indirecto:
externo: gestión administrativa que no sea la propia de Fundae, de la entidad organizadora.
interno: costes asociados (como equipos de apoyo, luz, agua, alquiler local, etc... ), se justifica con factura
Costes de organización:
coste por la gestión ante Fundae de la entidad externa, se justifica con factura
Gesforma también te da la opción de automatizar estos costes. Puedes ver cómo en este artículo:
Cálculo de costes y limitaciones
En principio, sería es tan sencillo como volcar la suma de costes por tipo, en su casilla correspondiente:
- directos: suma de todos los costes de formación;
- indirectos: suma de todos los costes asociados a la formación;
- organización: importe que nos ha cobrado la organizadora;
Tanto si hemos automatizado los costes (recomendable) como si los añadimos a mano, Gesforma calculará con estos datos el importe a bonificar, teniendo los límites que la normativa establece en máximo bonificable y en cofinanciación. Esto puede dar como resultado que no se bonifique el 100%
Como decimos, estas limitaciones pueden venir por el CMB y/o por la cofinanciación. Vamos al detalle:
El Coste Máximo Bonificable
1.- Definición: el CMB determinará cuánto podrá bonificar la empresa como máximo sobre los costes declarados y se calcula con una fórmula:
CMB= módulo económico* x nº horas de la acción x nº alumnos
*El módulo económico: la hora de formación, tiene un límite de importe a bonificar y varía en función de la modalidad y nivel:
- La hora presencial y nivel básico no bonificará más de 9€. Si es superior 13€
- Cuando hablamos de teleformación, son 7,5€/h
Por tanto, si un curso de teleformación es de 50h y 20 alumnos, y aplicamos la fórmula del CMB:
7,5€ de módulo económico x 50 horas x 20 alumnos= 7.500€ es lo máximo que podría bonificar *
*de los costes de formación justificados
A esto, si tenemos costes de organización, se le sumaría el % que le corresponda* en función de la plantilla.
* el % va en función de la plantilla:
20% de 1 a 5 trabajadores
15% de 6 a 9 trabajadores
10% a partir de 10 trabajadores
Imaginemos que es un 10% y siguiendo el ejemplo anterior en el que el CMB es 7500€
7500€ de CMB + 750€ de costes de organización (10% del CMB)= 8250€ podría bonificar como máximo
2.- Ejemplos: ¿qué pasa si los costes reales no coinciden con el CMB?
a )costes de formación son menores que el límite de costes: bonifica el importe admitido de los costes
- costes de formación (7273€) :+ organización (727€): 8000€
- CMB (7500€) + % organización (750€) = 8250€
- Bonifica 100% porque siempre va por debajo: 8000€
b)costes de formación igual o mayor que los límites de costes, bonifica el valor de los limites de costes.
- costes de formación (8282€) + organización (818€): 9000€
- CMB (7500€) + % organización (750€) = 8250€
- Bonifica: 7500€ + 750€= 8250€
*sobre el CMB, en este ejemplo los costes de organización serían máximo 750€
Si la empresa tiene un crédito inferior, bonificará como máximo el crédito
La cofinanciación
1.- Definición: a parte del CMB, otra limitación que tiene la empresa a la hora de bonificar el 100% del curso es la cofinanciación privada.
Las empresas de 6 o más trabajadores de plantilla media, están obligadas a financiar un % de los costes de formación, en función de la plantilla:
de 1 a 5 trabajadores: exento
de 6 a 9 trabajadores:5%
de 10 a 49 trabajadores: 10%
de 50 a 249 trabajadores: 20%
de 250 en adelante, un 40%
Hay 3 formas principales de cumplir este requisito. En la primera y segunda es donde puede afectar en el mporte a bonificar
1- Involuntaria: si los costes de formación son superiores al CMB, todo el importe que no bonifique, pasa a aportación privada.
2- Voluntaria: una variante de la primera que es es indicar un importe inferior a lo que se podría bonificar como máximo, de esta manera todo lo que no bonifique pasa a aportación privada
2.- Por costes salariales. si los trabajadores se han formado en jornada laboral, el importe de cofinanciación a cumplir se puede compensar mediante el coste de los trabajadores, dado que el trabajador sigue percibiendo su sueldo, pero la empresa no recibe la productividad de esas horas. Digamos que es un pago en especie
Este dato se indica en la casilla de "costes salariales" y es el resultado de multiplicar el coste medio hora de la empresa y/o trabajador por el HJL.
En Gesforma hay formas de automatizarlos. Tienes ejemplos en el siguiente vídeo:
CASO: Un curso que vale 300€ y hay que cumplir con un 10% de cofinanciación, en dinero serían 30€.
opción 1: bonificar 270€ aunque en las casillas de costes se indica el valor real que se ha pagado.
opción 2: bonificar 300€ e indicar en costes salariales el resultado de multiplicar el coste medio hora x las horas coincidentes. Que deberá ser 30€ o superior.
Coste hora medio: 20€/h x HJL: 5= Total costes salarial: 100€
En Gesforma puedes automatizar este cálculo y también puede calcular si no sabemos el dato de HJL, el tiempo mínimo necesario para que cumpla. Si quieres ver cómo se hace en este vídeo te lo explicamos.
GLOSARIO:
CD: coste directo.
CI coste indirecto.
CO: costes de organización.banco
CS: costes salariales. Para el cumplimiento de la cofinanciación privada, en caso que el curso se realice parcial tal en jornada laboral.
CMB: coste máximo bonificable: módulo económico x número de horas del curso x n alumnos
HJL: Horas de formación en jornada laboral
Gestor externo: cuando una empresa se autogestión, puede contratar a una empresa para que le lleve las labores meramente administrativas en apoyo a la gestión del curso en Fundae
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