Protocolo Maestro: Gestión de un curso bonificado (Paso a Paso)

Este artículo recoge el flujo de trabajo completo para gestionar una formación bonificada en Gesforma bajo el perfil de Entidad Organizadora.

Úsalo como tu hoja de ruta o compártelo con tu equipo para asegurar que ningún paso crítico se quede atrás.

Vídeo Tutorial: El proceso completo

Nota: Este vídeo incluye enlaces interactivos dentro de la pantalla. Para poder hacer clic en ellos, reproduce la versión interactiva desde aquí.

Recursos de Apoyo

Antes de empezar, ten a mano estas herramientas:

• [Descargar versión en PDF]: El resumen imprimible de este protocolo.
• [Glosario de Bonificación]: Si eres nuevo en el sector, consulta aquí los términos clave.
• [Otros Perfiles de Gestión]: Haz clic aquí si no eres Entidad Organizadora.

El Camino Crítico: Paso a Paso

Hemos dividido la gestión en 4 fases lógicas para asegurar el orden.

FASE 1: Configuración Previa (Los Cimientos)

Antes de matricular a nadie, necesitamos crear la estructura en el sistema.

1. Selecciona la Agrupación: Entra en tu perfil de gestión correspondiente.

2. Alta de Empresa: Crea o actualiza la ficha de la empresa cliente.

3. Crear la Acción Formativa: Define qué se va a impartir (temario, horas, modalidad).

4. Comunicar Acción a FUNDAE: El sistema enviará los datos oficiales. Importante: Esperar confirmación.

FASE 2: Lanzamiento del Grupo (El Inicio)

Una vez tienes la Acción, creamos la edición concreta (el Grupo).

5. Crear el Grupo: Define fechas, horario y tutor.

6. Comunicar Inicio de Grupo a FUNDAE: Paso legal obligatorio antes de empezar.

7. Matricular Trabajadores: Añade a los participantes al grupo.

8. Generar Documentación: Descarga o envía automáticamente los documentos de inicio (Control de asistencia, Recibí de material, etc.).

9. Comunicaciones de Inicio al Participante: Envía las claves de acceso (si es teleformación) o la convocatoria (si es presencial).

FASE 3: Seguimiento (El Durante)

Mientras el curso está activo, el sistema debe registrar la actividad.

10. Tutorización: Registro de la actividad del tutor y seguimiento de alumnos.

11. Control de Asistencia / Conexiones: Asegurar que se cumple el 75% obligatorio.

FASE 4: Cierre y Justificación (El Final)

Cuando el curso termina, cerramos el expediente administrativa y económicamente.

12. Comunicaciones de Fin al Participante: Envío de Diplomas y Cuestionarios de Satisfacción.

13. Gestión de Costes: Imputar los costes directos e indirectos al grupo.

14. Comunicar Finalización a FUNDAE: El cierre legal del grupo.

15. Notificación a la Empresa: Enviar informe de finalización para que puedan bonificarse.

16. Facturación: Generar la factura tipo "Grupo" para el cobro del servicio.