Protocolo Maestro: Gestión de un curso bonificado (Paso a Paso)

Este artículo recoge el flujo de trabajo completo para gestionar una formación bonificada en Gesforma bajo el perfil de Entidad Organizadora.

Úsalo como tu hoja de ruta o compártelo con tu equipo para asegurar que ningún paso crítico se quede atrás.

Vídeo Tutorial: El proceso completo

Nota: Este vídeo incluye enlaces interactivos dentro de la pantalla. Para poder hacer clic en ellos, reproduce la versión interactiva del vídeo desde aquí.

Recursos de Apoyo

Antes de empezar, ten a mano estas herramientas:

• [Descargar versión en PDF]: El resumen imprimible de este protocolo.
• [Glosario de Bonificación]: Si eres nuevo en el sector, consulta aquí los términos clave.
• [Otros Perfiles de Gestión]: Haz clic aquí si no eres Entidad Organizadora.

El Camino Crítico: Paso a Paso

Hemos dividido la gestión en 4 fases lógicas para asegurar el orden.

FASE 1: Configuración Previa (Los Cimientos)

Antes de matricular a nadie, necesitamos crear la estructura en el sistema.

1. Selecciona la Agrupación: Entra en tu perfil de gestión correspondiente.

2. Alta de Empresa: Crea o actualiza la ficha de la empresa cliente.

3. Crear la Acción Formativa: Define qué se va a impartir (temario, horas, modalidad).

4. Comunicar Acción a FUNDAE: El sistema enviará los datos oficiales. Importante: Esperar confirmación.

FASE 2: Lanzamiento del Grupo (El Inicio)

Una vez tienes la Acción, creamos la edición concreta (el Grupo).

5. Crear el Grupo: Define fechas, horario y tutor.

6. Comunicar Inicio de Grupo a FUNDAE: Paso legal obligatorio antes de empezar.

7. Matricular Trabajadores: Añade a los participantes al grupo.

8. Generar Documentación: Descarga o envía automáticamente los documentos de inicio (Control de asistencia, Recibí de material, etc.).

9. Comunicaciones de Inicio al Participante: Envía las claves de acceso (si es teleformación) o la convocatoria (si es presencial).

FASE 3: Seguimiento (El Durante)

Mientras el curso está activo, el sistema debe registrar la actividad.

10. Tutorización: Registro de la actividad del tutor y seguimiento de alumnos.

11. Control de Asistencia / Conexiones: Asegurar que se cumple el 75% obligatorio.

FASE 4: Cierre y Justificación (El Final)

Cuando el curso termina, cerramos el expediente administrativa y económicamente.

12. Comunicaciones de Fin al Participante: Envío de Diplomas y Cuestionarios de Satisfacción.

13. Gestión de Costes: Imputar los costes directos e indirectos al grupo.

14. Comunicar Finalización a FUNDAE: El cierre legal del grupo.

15. Notificación a la Empresa: Enviar informe de finalización para que puedan bonificarse.

16. Facturación: Generar la factura tipo "Grupo" para el cobro del servicio.

Este es el proceso. Ahora mira lo que ocurre cuando deja de depender de ti.

Gestionar correctamente una formación bonificada exige muchos pasos. El cambio importante llega cuando esos pasos dejan de depender de tu memoria, de varios Excel o de que una única persona esté pendiente de todo.

Entonces no solo trabajas con más orden. Puedes gestionar más volumen, delegar con tranquilidad y mantener el control incluso cuando la operativa crece.

Eso es precisamente lo que nos cuentan algunas de las gestoras que llevan años trabajando con Gesforma:

• Elvira: pasó de copiar y pegar datos entre Excel, Access y documentos sueltos a cerrar 113 grupos en un solo día.
• Elena: pasó de gestionar 1 proyecto a gestionar 6 con el mismo tiempo, reduciendo además las no conformidades prácticamente a cero.
• Natalia: después de casi 20 años llevando buena parte de la operativa sobre sus hombros, consiguió descentralizar el trabajo y poder marcharse de vacaciones sin llevarse Gesforma con ella.

No son demostraciones preparadas por nosotros. Son conversaciones con profesionales que gestionan formación bonificada cada día y cuentan cómo trabajaban antes, qué problemas tenían y qué cambió después.

Si estás valorando Gesforma, probablemente sea la mejor forma de saber qué puede significar todo este proceso en una operativa real.

Ver los casos reales de gestoras que trabajan con Gesforma →