Participante: inicio

Modificado el Mie, 10 Jul a 11:28 A. M.


Puedes personalizar esta comunicación:

  1. Por modalidad: Teleformación, Presencial, Virtual, Mixta y Distancia.
  2. Por perfil del participante: Bonificados y resto (Subvencionado, Privado...)

En este artículo te explicamos cómo personalizar cada comunicación y su envío.

Configuración de la plantilla del email y adjuntos

Para configurar la comunicación de "Inicio a participante"

  1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Preferencias;
  2. selecciona la pestaña Formación del formulario;
  3. en el apartado "Comunicaciones" selecciona "Participante: inicio";
  4. activa la pestaña de la modalidad del curso que quieres configurar;
  5. en la sección "Bonificado" personaliza el asunto, texto si el participante tiene un perfil "Bonificado.
    Para el resto de perfiles, configura la sección "No Bonificado".
  6. en el campo "adjunto" selecciona la plantilla que quieras enviar;
  7. Guarda los cambios.
Adjuntos en una comunicación: sólo puedes añadir plantillas de tipo grupo participante.
Dependiendo de las características de la plantilla, sólo se adjuntarán los documentos que correspondan al enviar cada comunicación.

En este vídeo tienes un ejemplo de configuración para una formación de un participante bonificado en modalidad teleformación:

Importante: cuando realices cambios en cualquier área de Preferencias, para que sean visibles desde otras sesiones iniciadas en un mismo PC o distinto, por la misma cuenta de usuario o cualquier otra, estas deben cerrarse e iniciar sesión de nuevo.

Excepción: cuando el grupo está vinculado a una convocatoria.

Puedes personalizar  de forma independiente esta comunicación si el Grupo está vinculado a una Convocatoria. 

  1. Ve a Cuenta/formación/Convocatorias;
  2. edita la Convocatoria;
  3. ve a la pestaña Comunicaciones;
  4. despliega el apartado "Participante: inicio";
  5. activa la pestaña de la modalidad del curso que quieres configurar;
  6. en la sección "Bonificado" personaliza el asunto, texto si el participante tiene un perfil "Bonificado.
    Para el resto de perfiles, configura la sección "No Bonificado".
  7. adjunta la plantilla que quieres se envíe adjunta en el mail;
  8. Guarda cambios

TIP: aumenta las posibilidades de personalización, creando tantas Convocatorias como necesites.

Enviar un test de comprobación

Puedes comprobar las características de la comunicación que has configurado mediante la opción Test.

  1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Preferencias;
    Nota: Para participantes Subvencionados, ve a Cuenta/formación/Convocatorias, pestaña "Comunicaciones"
  2. selecciona la pestaña Formación del formulario;
  3. escoge la opción Enviar Test que aparece al final del desplegable comunicación de inicio;
  4. indica el email en el que quieres recibir el test y selecciona la matrícula que vas a utilizar de referencia;
  5. pulsa en Enviar.
También puedes enviar un Test desde Acciones en Lote dentro de Formación/Participantes

Datos de acceso de los participantes (usuario y contraseña)

Puedes configurar tu plantilla de comunicación para que tome los datos indicados en la matrícula del participante mediante el uso de las variables:

  • URL: {$campus_proveedor}
  • usuario: {$campo_usuario_valor_proveedor}
  • contraseña: {$campo_clave_valor_proveedor}

Estos datos se toman de los que están definidos en la matrícula del participante, en el campo Usuario y Clave de la sección Proveedor de formación.

Puedes indicar estos datos de forma manual para hacerlos coincidir con los que te proporciona tu proveedor de teleformación.
También puedes automatizar su creación, seleccionando la opción que te interese en el campo Usuario y clave en matrículas de la sección General del centro proveedor de formación vinculado al curso.

Envío manual

  1. Ve a la opción de menú principal Formación/Participantes;
  2. selecciona la matrícula del participante (puedes escoger más de una);
  3. en el desplegable de acciones en lote, selecciona la opción  Enviar email de bienvenida al alumno.
 Puedes enviarte una prueba a tu correo mediante la opción Enviar email de bienvenida al email.

Envío automatizado

Durante la creación del grupo puedes activar la comunicación automática del inicio del curso.

  1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
  2. edita el grupo;
  3. selecciona la pestaña Automatismos del formulario;
  4. en la sección Notificaciones al alumno, selecciona la opción  Enviar comunicación de inicio de curso;
  5. guarda los cambios.
A las 02:00AM del día que comienza el curso se envía automáticamente la comunicación de inicio al participante. 

Confirmación de apertura de la comunicación

En el listado de matrículas, al situar el cursor sobre cualquier icono de envío de comunicación, se muestra:

  • el día y hora del envío;
  • cuantas veces se ha leído la comunicación.


La confirmación de lectura no es un dato 100% fiable.

Solo se realiza si el participante tiene un cliente de correo que muestra las imágenes y, no tiene instalada una extensión que impida rastrear su apertura.
Tienes más información en el siguiente artículo, en el apartado de Preguntas frecuentes

VÍDEO: configuración del mail y envío

Contenidos:

(00:00) Configuración de la plantilla del Correo.

(01:00).Diferentes plantillas función de la modalidad de formación y por perfil de gestión del participante.

(04:29) Uso de las variables en asunto y cuerpo del mensaje.

(09:00) Adjuntos en las comunicaciones.

(10:00) Envío test de prueba.

(14:50) Envío individual y en lote.

(16:00) Automatización del envío.

VÍDEO: Convocatorias. Configuración y envío.

Contenidos:

00:00 Casos de uso

01:00 Configuración

04:14 Envío de un test

05:31 Automatizar el envío

06:20 Configuración del servidor de envío

09:15 Envío manual


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