Guía Completa: Cómo Crear Acciones Formativas (Manual y Masiva)

Las acciones formativas tienen que estar vinculadas a la ficha de un curso de tu catálogo formativo.
Se crean en el perfil de gestión activo.

2. Métodos de Importación Masiva

Ideal para arrancar el año o cargar grandes volúmenes de datos. Ahorra tiempo eligiendo una de estas tres vías de importación:

Asegúrate de que cuando lo realices, estés en Ejercicio Activo correcto.

2.1. Desde Excel de Fundae

Si es tu primera vez con Gesforma o vienes de usar el aplicativo de la Fundación, esta es la opción más segura para empezar.Puedes ver los pasos a seguir aquí.

2.2. Desde el Histórico (Recuperar año anterior)

Esta es la opción favorita para fidelizar clientes. Te permite traer al año actual todas las acciones que ya gestionaste el año pasado, sin tener que volver a crearlas.

1. Selecciona como ejercicio activo, el de destino ;
2. selecciona el perfil de gestión  al que se van a importar;
3. ve a la opción del menú general Formación/Acciones Formativas;
4. selecciona la opción del submenú Importa; 
5. escoge Histórico de Gesforma;
6. indica el año de referencia;
7. pulsa en Importar*.

Una vez creadas, puedes generar el XML de acciones formativas para comunicarlas de forma masiva a Fundae.

2.3 Desde Plantilla Excel (Carga personalizada)

¿Para qué sirve esta herramienta? Esta función de importación es tu aliada estratégica en dos situaciones clave:

1. Migración de datos: Si necesitas traer tus Acciones Formativas desde un software externo.
2. Recuperación de historial: Si deseas rescatar solo algunas acciones específicas del año anterior sin duplicar todo el ejercicio.

Lo ves más claro con un ejemplo

A veces una imagen vale más que mil palabras. Hemos preparado dos vídeos cortos para guiarte en los casos más habituales.

Caso 1: Reutilizar acciones de años anteriores En este vídeo aprenderás el ciclo completo para no empezar de cero:

1. Cómo generar el Excel con todas las acciones de un año anterior.
2. Cómo limpiar el archivo rápidamente para dejar solo las que quieres recuperar.
3. Cómo importar esa plantilla editada a tu ejercicio actual.

Caso 2: Importación avanzada (Convocatorias) Mira este ejemplo si necesitas importar acciones que ya están vinculadas a una Convocatoria específica.

Trucos de Experto para ir más rápido

Para terminar, te dejamos dos "atajos" que te ahorrarán varios clics:

• Tu plantilla ya existe: No necesitas descargar siempre la plantilla vacía. El propio "Informe General Excel" de tu listado de Acciones sirve perfectamente como plantilla de importación. Descárgalo, edítalo y súbelo de nuevo.
• La Agrupación es automática: Al importar, no es necesario que selecciones manualmente la "Agrupación activa". El sistema es inteligente: detectará en qué agrupación estaba la acción en el ejercicio anterior y la asignará automáticamente al mismo lugar.

Consejos Clave (Evita errores comunes) 

Para asegurar una importación limpia y sin estrés, ten en cuenta estos puntos:

• Creación automática: El sistema generará un curso nuevo por cada acción formativa importada.
• Actualización inteligente: Si el "Código Acción" ya existe en Gesforma, el sistema actualizará los datos existentes, respetando los campos que dejes vacíos en la plantilla.
• Nota sobre Preferencias: La importación prioriza los datos de tu Excel y no tendrá en cuenta la configuración genérica de "Código Acción" definida en tus Preferencias.
• Campo Obligatorio: La columna "Código Acción" nunca puede estar vacía en el Excel. Es un dato imprescindible para que el sistema identifique el curso.
• Evita duplicados: Si escribes un código que ya existe en Gesforma, el sistema actualizará esa acción con los nuevos datos. Si el código es nuevo, creará una acción nueva.

Truco para ir rápido: Aunque Gesforma requiere este dato, no necesitas escribirlo uno a uno. Usa la función de "autocompletar serie" de Excel (arrastrar la esquina de la celda) para generar códigos consecutivos (1001, 1002, 1003...) en segundos antes de importar.

Importante: La primera fila de la plantilla descargable es solo un ejemplo orientativo. Recuerda eliminarla antes de subir tu archivo final para evitar errores de lectura.

1. Campos Obligatorios Para que Gesforma acepte el archivo, asegúrate de que estas columnas siempre tengan datos:

• Nombre
• Código AAFF
• Modalidad
• Horas Totales
• Horas Presenciales y Teleformación (Si no hay horas en una modalidad, indica un 0, no lo dejes en blanco).

2. Configuración de la Modalidad (Copia y Pega) La casilla "Modalidad" es sensible a la escritura. Para evitar fallos, copia y pega exactamente uno de estos tres términos:

• Presencial
• Mixta
• Teleformación

3. Crear una Acción vinculada a un Plan de Formación (Subvencionada)

Si gestionas planes subvencionados, el proceso tiene unos matices importantes para asegurar la correcta justificación:

1. Ve a Formación/Acciones formativas;
2. en el menú secundario dale a Crear;
3. cumplimenta los formularios teniendo en cuenta:
   • Tipo de formación: Subvencionada
   • Plan de formación: Selecciona el plan de formación al que pertenece del desplegable.
   • Curso: del desplegable selecciona el Curso al que pertenece la Acción
   • Código: añade un código de máximo 5 dígitos Importante: si el curso ya está dado de alta en F. indica el mismo código de acción.
   • Proveedor Principal: si lo has indicado en el curso. aparecerá el mismo. Si no, selecciona del desplegable el proveedor de formación que es el equivalente a la Empresa beneficiaria y responsable de la formación)
   • Sector EPS: selecciona del desplegable (si procede)
4. Dale al botón de Guardar

4. Cómo Anular una Acción

¿Te has equivocado o el cliente ha cancelado el curso? Mantén tu listado limpio anulando lo que no sirva.

• Desde el menú principal, ve a Formación/Acciones formativas;
• edita la AAFF que quieras anular;
• en el apartado "Descripción" selecciona la opción Anular;
• Guarda cambios.

5. Configuración: Predeterminar la Numeración

Solo aplica para la creación manual.

Si quieres que Gesforma empiece a contar los códigos de tus acciones desde un número concreto (ej: empezar por el 1000 en lugar del 1)

1. Ve a Cuenta/Preferencias;
2. baja hasta el apartado Fundae/AAFF;
3. en Código indica el número por el que quieres que comience la numeración de las Acciones.