Matriculación detallada en Moodle

Puedes matricular en un solo paso a participantes, tutores, e inspector del SEPE desde Gesforma en tu plataforma Moodle. 

A continuación te comentamos todos los detalles del proceso.

TABLA DE CONTENIDOS

1. Configuración de usuarios 
   • Participantes
   • Tutores
     • Tutores existentes
     • Limitación del tutor
   • Inspector SEPE
2. Matricular usuarios mediante Webservice (API)
3. Matricular usuarios mediante CSV
4. Matricular una selección de alumnos por CSV
5. Notas comunes de matriculación mediante API y CSV
6. Conoce más detalles sobre la lógica del proceso de matriculación
   • Participantes
   • Tutores
   • Inspector SEPE
   • Fechas de acceso a la plataforma
7. Errores frecuentes a la hora de matricular 
   • Participantes
   • Tutores

Configuración de usuarios 

En este vídeo puedes ver el detalle de los pasos a seguir para configurar los usuarios que se comunican a Moodle:

• Participantes (minuto 00:14)
• Tutores (minuto 01:20)
• Inspector (minuto 02:40)

IMPORTANTE: los usuarios para Moodle se crean automáticamente cuando incluyes en el grupo a los participantes (alumnos) y tutores. 

Participantes

Los datos de acceso de los participantes se asignan en función de la configuración del Proveedor Principal del Grupo.

1. Ve a Formación/Proveedores y recursos;
2. edita el Proveedor que te interesa;
3. activa la pestaña Conexiones;
4. en el campo "Usuario y clave en matrículas" despliega y selecciona una opción.
   Nota: la opción 1 cumple con los requisitos de generación de usuario de Moodle y es la más recomendable.

Tutores

Gesforma sigue la lógica configurada en el Proveedor Principal del Grupo para indicar el nombre del usuario y su clave.

1. Ve a Formación/Proveedores y recursos;
2. edita el Proveedor que te interesa;
3. activa la pestaña Conexiones;
4. en el campo "Usuario y clave en matrículas" despliega y selecciona una opción.
   Nota: la opción 1 cumple con los requisitos de generación de usuario de Moodle y es la más recomendable.

El usuario y clave se crea cuando asignas el tutor al Grupo guardas cambios. Si quieres saber cuál es su usuario y clave:

1. Ve a Cuenta/Usuario;
2. desde el menú secundario, ve a Perfiles despliega y selecciona el perfil tutores;
3. en el menú del registro selecciona la opción "Asignar cuentas de proveedor":

Si el tutor ya tiene indicado un nombre de usuario en el campo usuario, se respeta este dato y no se modifica al asignar al tutor en el grupo.

Tutores existentes

Si indicas en Gesforma un username de tutor que ya existe en Moodle, evitarás que Gesforma cree una nueva cuenta de usuario para el tutor durante el proceso de matriculación.

1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Usuarios;
2. selecciona el perfil Tutor;
3. pulsa en el icono Asignar cuentas de proveedor;
4. activa el proveedor de formación Moodle que te interesa;
5. indica el username que el usuario tiene en Moodle;
   Nota: Gesforma no permite que se repita el username que ya tenga otro tutor en este apartado.

1. guarda los cambios.

Limitación del tutor

Puedes limitar el acceso al tutor a la plataforma mediante la siguiente opción:

1. Ve a Formación/Proveedores y recursos:
2. edita el Proveedor que te interesa;
3. activa la pestaña Conexiones;
4. Activa la casilla "limitar acceso al tutor";
5. Guarda cambios.

Importante: esta limitación la realiza Moodle a nivel Curso y no de Grupo. Si activas esta casilla, cuando matriculas al tutor en el grupo, ten en cuenta que solo podrá acceder a los grupos del curso cuyo intervalo de fechas coincida con las del último grupo matriculado.

Inspector SEPE

Para asignarle el acceso a la plataforma al inspector del SEPE:

1. Ve a Formación/Proveedores y recursos:
2. edita el Proveedor que te interesa;
3. activa la pestaña Conexiones;
4. en el apartado FUNDAE, rellena los campos URL, Usuario y Clave;
5. Guarda cambios.

Matricular usuarios mediante Webservice (API)

1. Ve a Formación/Grupos;
2. haz una búsqueda del grupo usando algún campo del filtro;
3. Desde el menú de los tres puntos del registro, ve hasta la opción Otros/Moodle/Matricular en Grupo;
4. dale a Aceptar para confirmar la acción.

De forma predeterminada en todos los procesos de matriculación en Moodle no se actualiza nunca ningún dato (nombre, apellidos, mail) a excepción de la contraseña del participante.
Sin embargo existe la posibilidad de hacerlo. Contacta con nosotros si te interesa.

Matricular usuarios mediante CSV

Si utilizas una plataforma de teleformación basada en Moodle y no puedes conectarla a Gesforma mediante API, puedes generar un csv para:

• crear/matricular a los participantes;
• crear/matricular a los tutores;
• crear/matricular al inspector del SEPE.

Para ello:

1. Ve a la opción del menú principal Formación/Grupos;
2. escoge la acción de registro Otros/Moodle/CSV general;
   
3. se crea un CSV con los datos de todos los participantes, tutores e inspector del SEPE.
4. Descarga el fichero CSV
5. Importa el fichero en tu plataforma de teleformación Moodle.

A tener en cuenta:

1. El nombre del curso de tu plataforma en Moodle, tiene que ser el mismo que el nombre del Curso en Gesforma:
2. Por el contrario, el nombre del Grupo se añade automáticamente desde Gesforma a Moodle a la hora de matricular.
3. Recuerda que como separador se usa la coma ",".

En este vídeo tienes un ejemplo de cómo se sube un CSV a Moodle. Si tu plataforma tiene otro diseño y no encuentras la opción para importar el fichero, por favor, ponte en contacto con tu proveedor.

nota: es posible diferenciar participantes bonificados de los no bonificados.

Matricular una selección de alumnos por CSV

SI no quieres enviar el listado completo de participantes dentro del CSV, tienes la opción de seleccionar a uno o varios. Para ello:

1. Ve a Formación/Grupos;
2.  filtra por el grupo que te interese;
3. pon el cursor encima del icono de los participantes y selecciona "matrículas";
4. selecciona las matrículas de los participantes que quieres subir;
5. desde Acciones en Lote, activa la opción "Exportar a Moodle y matricular"
6. asegúrate que coinciden los nombre de estos campos con los que tienes en Moodle:
   • Nombre corto curso de Moodle
   • Nombre del grupo en Moodle
7. dale al botón "Exportar"
8. importa el fichero descargado en tu plataforma de teleformación Moodle.

Notas  de matriculación mediante API y CSV

• Puedes volver a comunicar los datos del curso a Moodle tantas veces como necesites para añadir nuevos participantes y/o tutores del grupo;
• Antes de crear un usuario se comprueba si existe (se toma como referencia su DNI/NIE);
• No se matriculan alumnos dados de baja en el grupo;
• Se establecen horas en las fechas de inicio y fin para que los participantes solo puedan acceder al curso durante el periodo comunicado a Fundae.

Para grupos bonificados existe la posibilidad de personalizar el Nombre del grupo creado en Moodle para incluir el código de acción y grupo de FUNDAE.

Conoce más detalles sobre la lógica del proceso de matriculación

Participantes

A la hora de matricular participantes de Gesforma a Moodle, se usan estos dos valores de referencia que tiene indicado el participante en Gesforma:

- usuario (username en Moodle): campo "usuario" en la matrícula del participante

- email: de la ficha del participante matriculado en el Grupo

En Moodle el email de un usuario no puede repetirse, y en Gesforma sí es posible.

Gesforma consulta si el usuario indicado en la matrícula de Gesforma coincide con el de algún username en Moodle,

1. Si EXISTE, lo matricula en el Curso/Grupo y actualiza la contraseña en Moodle;
2. Si NO EXISTE, crea el usuario en Moodle indicando estos datos.
   1. De su matrícula en Gesforma:
      1. username: usuario
      2. contraseña: clave
   2. De su ficha de usuario en Gesforma:
      1. Nombre
      2. Apellido 1
      3. Apellido 2
      4. Email

Nota: si no devuelve error Moodle en la creación del usuario, se concluye el proceso de matriculación con éxito.

Acceso a la plataforma para los participantes: coincide con las fechas de inicio y de fin del grupo matriculado

Tutores

A la hora de matricular tutores a Moodle, Gesforma consulta si el usuario indicado en proveedor_usuario del tutor coincide con el de algún username en Moodle:

1. Si EXISTE el usuario en Moodle, y en Gesforma:
   1. dentro de proveedor_usuario el tutor tiene indicada la clave, lo matricula en el curso/grupo y actualiza la contraseña del usuario en Moodle.
   2. dentro de proveedor_usuario del tutor NO tiene indicada la clave, lo matricula en el curso/grupo y NO actualiza la contraseña del usuario en Moodle
2. Si NO EXISTE el usuario en Moodle y tiene establecido la clave en proveedor_usuario crea el usuario en Moodle indicando estos datos.
   1. De su matrícula en Gesforma:
      1. username: usuario en proveedor_usuario del tutor
      2. contraseña: clave en proveedor_usuario del tutor
   2. De su ficha de usuario en Gesforma:
      1. Nombre
      2. Apellido 1
      3. Apellido 2
      4. Email

Si no devuelve error Moodle en la creación del usuario, se concluye el proceso de matriculación con éxito.

Acceso a la plataforma para los tutores: se matricula sin limitación de acceso a la plataforma

Inspector SEPE

A la hora de matricular un inspector de Gesforma a Moodle, se usan los valores  que tiene indicado el en Gesforma dentro del formulario del proveedor en el apartado FUNDAE.

Acceso a la plataforma para Inspector del SEPE: se le asigna por defecto como fechas de acceso a la plataforma, desde el día 1 de enero del año actual hasta el 31 de marzo del año siguiente.

Fechas de acceso a la plataforma

Las fechas de acceso se establecen de forma automática en función del tipo de usuario:

• Participantes : coincide su rango de fechas de acceso con la fecha de inicio y de fin del grupo. (Minuto 01:22)
• Tutores: no tiene limitación de acceso.(Minuto 01:36)
• Inspector SEPE: se establece desde el día 1 de enero del presente año al 31 de marzo del año siguiente de la fecha del grupo. (Minuto 01:55)

Errores frecuentes a la hora de matricular 

Participantes

Analiza el motivo del error:

1. si es porque el e-mail de la ficha de usuario ya existe en Moodle, entonces se busca en Moodle la cuenta de usuario a partir del e-mail del participante matriculado en Gesforma.
   1. si se encuentra, entonces se recupera su username de Moodle, y se actualiza la matrícula del participante en Gesforma con ese usuario, y se procede a matricular en Moodle en curso/grupo.
   2. si no se encuentra, entonces se emite este mensaje de error:
      Error al crear el participante "X" en Moodle.
      Por favor, revisa que:
      1) el nombre de usuario no tenga letras en mayúscula (Moodle no lo permite);
      2) la clave cumpla los requisitos de la versión de tu plataforma Moodle;
      3) el usuario tenga indicado su e-mail.

Tutores

1. si es porque el e-mail de la ficha de usuario ya existe en Moodle, entonces se busca en Moodle la cuenta de usuario a partir del e-mail del tutor en Gesforma.
   1. si se encuentra, entonces no se matricula y se emite un mensaje para informar al gestor de que la cuenta de email del tutor está siendo utilizada por otro usuario.
      Revisa los datos, y repite el proceso de matriculación.
   2. si no se encuentra, por favor revisa que:
      1) el nombre de usuario no tenga letras en mayúsculas (Moodle no lo permite);
      2) la clave cumpla los requisitos de la versión de tu plataforma Moodle;
      3) el usuario tenga indicado su e-mail.

En este vídeo tienes un ejemplo de matriculación de un tutor con el mismo mail que otro usuario dentro de Moodle: