Plataforma de Teleformación basada en Moodle

Modificado el Mie, 16 Oct a 2:57 P. M.

Si utilizas una plataforma de teleformación basada en Moodle, dispones de una acción de grupos en Gesforma que te permite con un click hacer estas tareas en tu Moodle:

crear el curso y/o grupo;
crear y/o matricular a los participantes;
crear y/o matricular a los tutores;
crear y/o matricular al inspector del SEPE.
Recuperar el valor Apto/No apto para la bonificación
Recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada
Enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma

Si tienes dificultades para configurar la conexión con tu plataforma Moodle, recuerda que también puedes crear y matricular mediante el uso de un archivo csv.

Para llevar a cabo este desarrollo hemos utilizado la plataforma Moodle del proveedor Itop Training.

1. Configurar tu plataforma Moodle

Solicita ayuda a tu proveedor para realizar estos tres pasos.

Crear el Token API, accesible desde la ruta: Administrador del Sitio > Extensiones > Servicios Web > Administrar Token
Habilitar estos servicios web, accesible desde la ruta: Administración del sitio > Extensiones > Servicios Web > Documentación de API
Habilitar los protocolos s_soap y rest.

Si se activan las “políticas del sitio” en la plataforma, para que los servicios web funcionen, es necesario acceder con el “usuario virtual” creado para su gestión y aceptarlas.

2. Configurar el proveedor de formación en Gesforma

Ve a la opción del menú principal Formación/Proveedores;
edita/crea tu centro proveedor Moodle;
en la sección Plataforma de Teleformación, elige una opción para generar automáticamente el usuario y la clave de acceso a la plataforma del proveedor.
(te recomendamos seleccionar la opción 1)
selecciona la pestaña Conexiones;
en la sección Moodle indica:
1. la URL de conexión al proveedor de teleformación;
  nota: por regla general la URL es la dirección principal de conexión al campus seguido de la barra invertida SIN la palabra login, ej.: http://campusvirtual.com/ o http://campusvirtual.com/moodle
2. el Token API que permite la conexión con tu plataforma Moodle;
3. el número de id de role que tienes asignado al usuario con perfil de inspector;
4. el identificador para estos campos personalizados:
  1. NIF usuario.
  2. Nombre empresa.
  3. CIF empresa.
Guarda los cambios.

Para crear automáticamente al usuario respetando las normas de seguridad de Moodle, puedes elegir por ejemplo la opción del desplegable Usuario = NIF/NIE ; Clave = apellido 1

Recuerda que si eliges Usuario y Clave = NIF/NIE, entonces la clave se crea tal cual hayas escrito el NIF/NIE a la hora de dar de alta el usuario en Gesforma recuerda que el NIF/NIE no puede tener las letras en mayúsculas

3. Configurar el curso en Gesforma

Ve a la opción del menú principal Formación/Cursos;
selecciona la ficha del curso que te interesa;
Indica en el campo Proveedor el centro proveedor Moodle correspondiente;
establece el código que tienes indicado en el campo Número ID del curso en Moodle, en el campo Código/Referencia de Gesforma;
Guarda los cambios.

4. Crear el grupo y matricular en Moodle desde Gesforma

A continuación se muestra un vídeo resumido de este proceso.
Te recomendamos que primero sigas estos pasos, y si tienes alguna incidencia, consultes un artículo más detallado aquí

Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
escoge el grupo que te interesa;
selecciona la acción en lote Matricular en Moodle;
Gesforma crea un grupo del curso en Moodle matriculando:
1. participantes;
2. tutores;
3. inspector.

De forma predeterminada en todos los procesos de matriculación en Moodle no se actualiza nunca ningún dato (nombre, apellidos, mail) a excepción de la contraseña del participante.
Sin embargo existe la posibilidad de hacerlo. Contacta con nosotros si te interesa.

A tener en cuenta:
- no se matriculan los participantes que están dados de baja en el Grupo.
- Si tienes un participante matriculado en la plataforma y después lo das de baja en Gesforma, tienes que entrar en la plataforma Moodle para editar su matricula e indicar de forma manual la baja.
- se toma la URL de la plataforma de teleformación definida en la AAFF del grupo. Si ese campo está vacío, se usa el que está indicado en la ficha del proveedor principal del grupo.

Tutores existentes en Moodle

A continuación se muestra un vídeo resumido de este proceso.
Te recomendamos que primero sigas estos pasos, y si tienes alguna incidencia, consultes un artículo más detallado aquí

Si indicas en Gesforma un username de tutor que ya existe en Moodle, evitarás que Gesforma cree una nueva cuenta de usuario para el tutor durante el proceso de matriculación.

Ve a la opción de menú principal Cuenta/Usuarios;
selecciona el perfil Tutor;
pulsa en el icono Asignar cuentas de proveedor;
activa el proveedor de formación Moodle que te interesa;
indica el username que el usuario tiene en Moodle
Nota: Gesforma no permite que se repita el username que ya tenga otro tutor en este apartado.
guarda los cambios.

Notas

Puedes volver a comunicar los datos del curso a Moodle tantas veces como necesites para añadir nuevos participantes y/o tutores del grupo;
antes de crear un usuario se comprueba si existe (se toma como referencia su DNI/NIE);
no se matriculan alumnos dados de baja en el grupo;
no se matricula al inspector del SEPE en cursos privados;
se establecen horas en las fechas de inicio y fin para que los participantes sólo puedan acceder al curso durante el periodo comunicado a Fundae.

Para grupos bonificados existe la posibilidad de personalizar el Nombre del grupo creado en moodle para incluir el código de acción y grupo de FUNDAE.

5. Recuperar el valor Apto/No apto para la bonificación

Puedes recuperar el valor de Apto/No apto de tu plataforma Moodle para acelerar el proceso de evaluación en Gesforma. Para conseguirlo:

Tienes que tener instalado en tu Moodle el método "block_advanced_reports_get_usercompletion"
Este método en un producto propio desarrollado por la empresa Itop Training.
Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.
Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de este método en tu plataforma.
Este método Rescata el valor APTO/NO APTO del participante en función del valor indicado en el informe de finalización del curso.
Este informe tiene un único check que indica si el participante es apto o no para el curso.
Normalmente, es el tutor quien indica este dato en función del desempeño del alumno durante el curso.
Una vez indicado el valor de calificación puedes rescatarlo en Gesforma pulsando la opción del grupo Otros/Moodle/ Importar Apto/No apto
El valor aparecerá indicado en la ficha de evaluación del participante

Para terminar de automatizar el proceso, puedes incluir en tu flujo la automatización del envío de la comunicación de fin al participante bonificado.

6. Recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada

Es posible recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada de tu plataforma Moodle para acelerar el proceso de evaluación en Gesforma. Para conseguirlo:

Tienes que tener instalado en tu Moodle la función block_advanced_reports_get_userstats y la stat itop_course_grades_progress para saber el progreso del participante en el curso (Requerimientos), y en caso de no obtener resultado, se usa la stat course_modules_completed (Progreso en el curso).
La función block_advanced_reports_get_userstats es un producto desarrollado por la empresa Itop Training.
Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.
Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de estas función en tu plataforma.

Básicamente:

Si el progreso es igual o mayor al 75% se indica el valor Finalizado, y en caso contrario Abandono.
Si el participante es finalizado, y la nota es igual o mayor a un 5, se indica Diploma acreditativo (APTO), y en caso contrario Certificado de asistencia.

A continuación te mostramos un ejemplo de la programación implementada para la convocatoria Ocupados 2022

Tienes un ejemplo con los pasos para importar la evaluación en el apartado "Recuperar la evaluación desde la plataforma de teleformación" de este artículo.

7. Enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma

Puedes enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma. Para conseguirlo:

Tienes que tener instalado en tu Moodle el método "block_itop_mailbox_post_message"
Este método en un producto propio desarrollado por la empresa Itop Training.
Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.
Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de este método en tu plataforma.
Los parámetros que se envían desde Gesforma son courseid, useridfrom, useridto, subject y body.

La opción para ello se encuentra en el listado de grupos.

FAQ

- Revisa la url del proveedor: para comunicarse con Moodle, se utiliza la URL que está indicada en la Acción en el apartado "Teleformación" y en caso contrario la ficha del Proveedor en el apartado "Moodle"

- Error Moodle: si te aparece un mensaje similar, ponte en contacto con tu proveedor de Moodle y muéstrale el mensaje para que sepa qué debe hacer.

- invalidrecord. No se puede encontrar registro de datos en la tabla external_functions de la base de datos

Solución: Contacta con el proveedor de moode para que habiliten la función block_configurable_reports_get_usercompletion

VÍDEO: Ventajas de configurar tu plataforma Moodle en el Proveedor

Contenidos:
(00:00) Introducción: ventajas de configurar tu plataforma en tu proveedor
(01:00) Configuración de tu plataforma Moodle
(02:40) Configuración de tu proveedor en Gesforma
(04:20) Configuración del Curso
(05:30) Ejemplo de matriculación
(08:45) Ejemplo de importación de la evaluación
(10:00) Envío de comunicaciones
(11:04) Matriculación por CSV