Plataforma de Teleformación basada en Moodle

Si utilizas una plataforma de teleformación basada en Moodle, dispones de una acción de grupos que te permite con un click:

• crear el grupo dentro de un curso existente;
• crear/matricular a los participantes;
• crear/matricular a los tutores;
• crear/matricular al inspector del SEPE.

También es posible matricular participantes mediante el uso de un archivo csv.

Tienes que realizar estos cuatro pasos:

1. configurar tu plataforma Moodle;
2. configurar el proveedor de formación en Gesforma;
3. configurar el curso en Gesforma;
4. crear el grupo y matricular en Moodle desde Gesforma.
   Para comprender el proceso de matriculación, por favor consulta los puntos:
   1. tutores existentes;
   2. lógica de matriculación.(importancia del email y el username)
5. Recuperar el valor Apto/No apto para la bonificación
6. Recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada
7. Enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma

Para llevar a cabo este desarrollo hemos utilizado la plataforma Moodle del proveedor Itop Training.

1. Configurar tu plataforma Moodle

1. Crear el Token API, accesible desde la ruta: Administrador del Sitio > Extensiones > Servicios Web > Administrar Token
2. Habilitar estos servicios web, accesible desde la ruta: Administración del sitio > Extensiones > Servicios Web > Documentación de API 
3. Habilitar los protocolos s_soap y rest.

Si se activan las “políticas del sitio” en la plataforma, para que los servicios web funcionen, es necesario acceder con el “usuario virtual” creado para su gestión y aceptarlas.

2. Configurar el proveedor de formación en Gesforma

1. Ve a la opción del menú principal Formación/Proveedores;
2. edita/crea tu centro proveedor Moodle;
3. en la sección Plataforma de Teleformación, elige una opción para para generar automáticamente el usuario y la clave de acceso a la plataforma del proveedor.
4. selecciona la pestaña Conexiones;
5. en la sección Moodle indica:
   1. la URL de conexión al proveedor de teleformación;
      nota: por regla general la URL es la dirección principal de conexión al campus seguido de la barra invertida SIN la palabra login, ej.: http://campusvirtual.com/ o http://campusvirtual.com/moodle
   2. el Token API que permite la conexión con tu plataforma Moodle;
   3. el número de id de role que tienes asignado al usuario con perfil de inspector;
   4. el identificador para estos campos personalizados:
      1. NIF usuario.
      2. Nombre empresa.
      3. CIF empresa.
6. Guarda los cambios.

Para crear automáticamente al usuario respetando las normas de seguridad de Moodle, puedes elegir por ejemplo la opción del desplegable Usuario = NIF/NIE ; Clave = apellido 1

Recuerda que si eliges Usuario y Clave = NIF/NIE,  entonces la clave se crea tal cual hayas escrito el NIF/NIE a la hora de dar de alta el usuario en G. 

3. Configurar el curso en Gesforma

1. Ve a la opción del menú principal Formación/Cursos;
2. selecciona la ficha del curso que te interesa;
3. Indica en el campo Proveedor el centro proveedor Moodle correspondiente;
4. establece el código que tienes indicado en el campo Número ID del curso en Moodle, en el campo Código/Referencia de Gesforma;
5. Guarda los cambios.

4. Crear el grupo y matricular en Moodle desde Gesforma

1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
2. escoge el grupo que te interesa;
3. selecciona la acción en lote Matricular en Moodle;
4. Gesforma crea un grupo del curso en Moodle matriculando:
   1. participantes;
   2. tutores;
   3. inspector.

De forma predeterminada en todos los procesos de matriculación en Moodle no se actualiza nunca ningún dato (contraseña, nombre, apellidos, mail), sin embargo existe la posibilidad de hacerlo.

Contacta con nosotros si te interesa.

Tutores existentes en Moodle

Si indicas en Gesforma un username de tutor que ya existe en Moodle, evitarás que Gesforma cree una nueva cuenta de usuario para el tutor durante el proceso de matriculación.

1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Usuarios;
2. selecciona el perfil Tutor;
3. pulsa en el icono Asignar cuentas de proveedor;
4. activa el proveedor de formación Moodle que te interesa;
5. indica el username que el usuario tiene en Moodle;
6. guarda los cambios.

Notas

• Puedes volver a comunicar los datos del curso a Moodle tantas veces como necesites para añadir nuevos participantes y/o tutores del grupo;
• antes de crear un usuario se comprueba si existe (se toma como referencia su DNI/NIE);
• no se matriculan alumnos dados de baja en el grupo;
• no se matricula al inspector del SEPE en cursos privados;
• se establecen horas en las fechas de inicio y fin para que los participantes sólo puedan acceder al curso durante el periodo comunicado a Fundae.

Para grupos bonificados existe la posibilidad de personalizar el Nombre del grupo creado en moodle para incluir el código de acción y grupo de FUNDAE.

Proceso de matriculación

A la hora de matricular usuarios de Gesforma a Moodle, independientemente de que sea un tutor, participante o inspector del SEPE, se usan dos valores de referencia:

1. usuario (username en Moodle): indicado en Gesforma como usuario en la matrícula
   
2. e-mail: se define en la ficha del usuario que se matricula en el grupo.

En Moodle el email de un usuario no puede repetirse, y en Gesforma sí es posible.

1. Gesforma consulta si el usuario indicado en la matrícula de Gesforma coincide con el de algún username en Moodle,
   1. si existe, simplemente lo matricula en el curso/grupo sin actualizar la contraseña que ya tenga el usuario en Moodle;
   2. si no existe, crea el usuario en Moodle indicando estos datos.
      De su matrícula en Gesforma:
      - username: usuario
      - contraseña: clave
      De su ficha de usuario en Gesforma:
      - Nombre
      - Apellido 1
      - Apellido 2
      - Email

Si no devuelve error Moodle en la creación del usuario, se concluye el proceso de matriculación con éxito.

Si devuelve un error, se analiza el motivo:

1. si es porque el e-mail de la ficha de usuario ya existe en Moodle, entonces se busca en Moodle la cuenta de usuario a partir del e-mail del participante matriculado en Gesforma.
   1. si se encuentra, entonces se recupera su username de Moodle, y se actualiza la matrícula del participante en Gesforma con ese usuario, y se procede a matricular en Moodle en curso/grupo
   2. si no se encuentra, entonces se emite este mensaje de error:
      Error al crear el participante "Juanito" en Moodle.
      Por favor revisa que:
      1) el nombre de usuario no tenga letra NIF mayúscula (Moodle no lo permite);
      2) la clave cumpla los requisitos de la versión de tu plataforma Moodle;
      3) el usuario tenga indicado su e-mail.

5. Recuperar el valor Apto/No apto para la bonificación

Puedes recuperar el valor de Apto/No apto de tu plataforma Moodle para acelerar el proceso de evaluación en Gesforma. Para conseguirlo:

1. Tienes que tener instalado en tu Moodle el método "block_advanced_reports_get_usercompletion"
   Este método en un producto propio desarrollado por la empresa Itop Training.  
2. Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.  
3. Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de este método en tu plataforma.
4. Este método Rescata el valor APTO/NO APTO del participante en función del valor indicado en el informe de finalización del curso.
   Este informe tiene un único check que indica si el participante es apto o no para el curso.
   Normalmente, es el tutor quien indica este dato en función del desempeño del alumno durante el curso.
5. Una vez indicado el valor de calificación puedes rescatarlo en Gesforma pulsando la opción del grupo Otros/Moodle/ Importar Apto/No apto
6. El valor aparecerá indicado en la ficha de evaluación del participante
   

Para terminar de automatizar el proceso, puedes incluir en tu flujo la automatización del envío de la comunicación de fin al participante bonificado.

6. Recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada

Es posible también recuperar los valores de evaluación de una convocatoria subvencionada de tu plataforma Moodle para acelerar el proceso de evaluación en Gesforma. Para conseguirlo:

1. Tienes que tener instalado en tu Moodle el método "block_advanced_reports_get_userstats" y "block_advanced_reports_get_modulestats"
2. Este método en un producto propio desarrollado por la empresa Itop Training.  
3. Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.  
4. Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de este método en tu plataforma.

Además de los métodos de Itop, es necesario que en Gesforma esté implementada la programación para traducir los resultados del alumno en la plataforma a los requisitos marcados en la convocatoria.

Consulta si la convocatoria que te interesa gestionar ya está implementada, en caso contrario necesitarás contratar un desarrollo personalizado.
A continuación te mostramos un ejemplo de la programación implementada para la convocatoria Ocupados 2020

7. Enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma

Puedes enviar una copia a tu plataforma Moodle de los emails enviados desde Gesforma. Para conseguirlo:

1. Tienes que tener instalado en tu Moodle el método "block_itop_mailbox_post_message"
   Este método en un producto propio desarrollado por la empresa Itop Training.  
2. Si Itop Training es tu proveedor, contacta con ellos para preguntarles cómo activar este método en tu plataforma.  
3. Si trabajas con otros proveedores, tendrías que preguntarles si tienen algo parecido, o contactar con Itop para contratarles la instalación de este método en tu plataforma.
4. Los parámetros que se envían desde Gesforma son courseid, useridfrom, useridto, subject y body.

La opción para ello se encuentra en el listado de grupos.