Protocolo Maestro: Gestión de Planes Subvencionados y Captación de Alumnos

Este artículo define el flujo de trabajo para transformar una resolución de subvención en una operativa rentable y sin errores. Aprenderás a integrar la Captación Inteligente (Ventas) con la Gestión Administrativa, asegurando que los datos fluyan sin fricciones desde el primer clic del interesado hasta el XML final de FUNDAE.

Objetivo: Establecer una Fuente Única de la Verdad que elimine el "partido de tenis" entre departamentos y garantice la seguridad jurídica del expediente.

Vídeo Tutorial: Visión Global del Proceso

(Incluye acceso a la configuración de ventas y operativa técnica)

FASE 1: El Marco Estratégico (Cimientos)

Antes de captar al primer alumno, debemos construir el contenedor legal en Gesforma. Esto evita que los datos se dispersen en Excels externos.

1. Creación de la Convocatoria: Define las reglas del juego (XML específicos, colectivos prioritarios y comunicaciones automáticas).
2. Alta de Cursos del Plan: Define el catálogo de acciones formativas aprobadas en tu subvención.
3. Configuración del Plan de Formación: Es tu "Expediente Maestro". Aquí vinculas los cursos con las plazas concedidas y el número de expediente de FUNDAE.
4. Apertura de Acciones y Grupos: Crea las ediciones concretas con fechas estimadas para que el equipo de ventas pueda empezar a trabajar con realidades.

FASE 2: El Motor de Captación (Ventas e Inscripciones)

Solo disponible para licencias con Módulo de Ventas activo.

En esta fase, Gesforma actúa como tu VACA (Sistema de Adquisición), automatizando el reparto de leads y la recogida de documentación.

• Landing de Captación: Usa el catálogo web de Gesforma para que los interesados se inscriban directamente.
• Asignación Inteligente (Round Robin): Configura cómo se reparten los leads entre tus comerciales de forma equitativa o por porcentajes.
• La Solicitud como Espacio de Colaboración: Comerciales y técnicos trabajan sobre la misma ficha. El comercial recoge el dato; el técnico valida que el alumno cumple los requisitos de la subvención.
  • Beneficio: Evitas matricular a alumnos que luego FUNDAE rechazará por no cumplir el perfil.

En este artículo te explicamos con más detalle cómo gestionar y tramitar una solicitud: ver

FASE 3: Ejecución y Sincronía (Matriculación)

Una vez validado el candidato, la transición a "Alumno" es inmediata.

1. Tramitación de Solicitud: Con un clic, transformas la pre-matrícula en matrícula oficial, asignando al alumno a su empresa y grupo.
   -> Paso a paso detallado en el punto 5 de este artículo.
   
   
2. Comunicación con FUNDAE (XML): Genera el archivo XML masivo para comunicar las matriculaciones sin mecanizar datos manualmente en el aplicativo oficial.
   -> Paso a paso detallado en el punto 4 de este artículo.
   
   
3. Conexión con Teleformación (Moodle, Educativa, Evolmind,...): Sincroniza a tus alumnos con la plataforma de estudio de forma automática
   -> Vídeo detallado para matricular en plataforma Moodle y Educativa.
   
   
4. Comunicación de Inicio: El sistema envía las claves y el material de bienvenida para que tú no tengas que hacerlo uno a uno.
   -> Paso a paso detallado en este artículo.

FASE 4: Cierre y Justificación (El Final del Plan)

Cuando la formación termina, el sistema se encarga de recopilar las "evidencias" del éxito.

1. Recuperación de Evaluaciones: Importa las notas y conexiones desde Moodle directamente a Gesforma.
   -> Paso a paso detallado en este artículo.
   
   
2. XML de Finalización: Genera el archivo de cierre para FUNDAE con la seguridad de que los datos coinciden con la ejecución real.
   -> Paso a paso detallado en este artículo.
   
   
3. Diplomas y Certificados: Envío automatizado de la documentación de fin de curso según la calificación del alumno (Apto/No Apto).
   -> Paso a paso detallado en este artículo.

Pro-Tip para Gerencia:
Si utilizas el Módulo de Ventas, eliminas el riesgo de error humano. El dato que el alumno escribe en la web es el mismo que viaja al diploma y al XML de FUNDAE. Esa es la verdadera Paz Operativa.

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