Matriculación detallada en Moodle

Modificado el Lun, 21 Oct a 10:36 A. M.

Puedes matricular en un solo paso a participantes, tutores, e inspector del SEPE desde Gesforma en tu plataforma Moodle.

A continuación te comentamos todos los detalles del proceso.

TABLA DE CONTENIDOS

Configuración de usuarios
Matricular usuarios mediante Webservice (API)
Matricular usuarios mediante CSV
Matricular una selección de alumnos por CSV
Notas comunes de matriculación mediante API y CSV
Conoce más detalles sobre la lógica del proceso de matriculación
Errores frecuentes a la hora de matricular
- Participantes
- Tutores

Configuración de usuarios

En este vídeo puedes ver el detalle de los pasos a seguir para configurar los usuarios que se comunican a Moodle:

Participantes (minuto 00:14)
Tutores (minuto 01:20)
Inspector (minuto 02:40)

IMPORTANTE: los usuarios para Moodle se crean automáticamente cuando incluyes en el grupo a los participantes (alumnos) y tutores.

Participantes

Los datos de acceso de los participantes se asignan en función de la configuración del Proveedor Principal del Grupo.

Ve a Formación/Proveedores y recursos;
edita el Proveedor que te interesa;
activa la pestaña Conexiones;
en el campo "Usuario y clave en matrículas" despliega y selecciona una opción.
Nota: la opción 1 cumple con los requisitos de generación de usuario de Moodle y es la más recomendable.

Importante:

1. El usuario y contraseña se crean cuando matriculas al alumno y guardas cambios en el Grupo.

2. Si posteriormente has realizado cambios en el proveedor, para que se actualice en las matrículas, tienes que usar la opción de edición múltiple.

A la hora de matricular, no se tienen en cuenta los participantes que están dados de baja en el Grupo.

Si tienes un participante matriculado en la plataforma y después lo das de baja en el Grupo, tienes que entrar en la plataforma Moodle para editar su matricula e indicar de forma manual la baja.

Actualización de la contraseña del participante

Al matricular un participante, si el "usuario" de su matrícula coincide con el "username" que tiene en Moodle, se actualiza la contraseña en Moodle con la que tiene en su matrícula.

Tutores

Gesforma sigue la lógica configurada en el Proveedor Principal del Grupo para indicar el nombre del usuario y su clave.

Ve a Formación/Proveedores y recursos;
edita el Proveedor que te interesa;
activa la pestaña Conexiones;
en el campo "Usuario y clave en matrículas" despliega y selecciona una opción.
Nota: la opción 1 cumple con los requisitos de generación de usuario de Moodle y es la más recomendable.

El usuario y clave se crea cuando asignas el tutor al Grupo guardas cambios. Si quieres saber cuál es su usuario y clave:

Ve a Cuenta/Usuario;
desde el menú secundario, ve a Perfiles despliega y selecciona el perfil tutores;
en el menú del registro selecciona la opción "Asignar cuentas de proveedor".

Si el tutor ya tiene indicado un nombre de usuario en el campo usuario, se respeta este dato y no se modifica al asignar al tutor en el grupo.

Tutores existentes

Si indicas en Gesforma un username de tutor que ya existe en Moodle, evitarás que Gesforma cree una nueva cuenta de usuario para el tutor durante el proceso de matriculación.

Ve a la opción de menú principal Cuenta/Usuarios;
selecciona el perfil Tutor;
pulsa en el icono Asignar cuentas de proveedor;
activa el proveedor de formación Moodle que te interesa;
indica el username que el usuario tiene en Moodle;
Nota: Gesforma no permite que se repita el username que ya tenga otro tutor en este apartado.

guarda los cambios.

Limitación del tutor

Puedes limitar el acceso al tutor a la plataforma mediante la siguiente opción:

Ve a Formación/Proveedores y recursos:
edita el Proveedor que te interesa;
activa la pestaña Conexiones;
Activa la casilla "limitar acceso al tutor";
Guarda cambios.

Importante: esta limitación la realiza Moodle a nivel Curso y no de Grupo. Si activas esta casilla, cuando matriculas al tutor en el grupo, ten en cuenta que solo podrá acceder a los grupos del curso cuyo intervalo de fechas coincida con las del último grupo matriculado.

Inspector SEPE

Para asignarle el acceso a la plataforma al inspector del SEPE:

Ve a Formación/Proveedores y recursos:
edita el Proveedor que te interesa;
activa la pestaña Conexiones;
en el apartado FUNDAE, rellena los campos URL, Usuario y Clave;
Guarda cambios.

Matricular usuarios mediante Webservice (API)

Ve a Formación/Grupos;
haz una búsqueda del grupo usando algún campo del filtro;
Desde el menú de los tres puntos del registro, ve hasta la opción Otros/Moodle/Matricular en Grupo;
dale a Aceptar para confirmar la acción.

De forma predeterminada en todos los procesos de matriculación en Moodle no se actualiza nunca ningún dato (nombre, apellidos, mail) a excepción de la contraseña del participante.
Sin embargo existe la posibilidad de hacerlo. Contacta con nosotros si te interesa.

Matricular mediante CSV desde Grupos

Si utilizas una plataforma de teleformación basada en Moodle y no puedes conectarla a Gesforma mediante API, puedes generar un csv para:

crear/matricular a los participantes;
crear/matricular a los tutores;
crear/matricular al inspector del SEPE.

Cuando matriculas a través del CSV no se establece ninguna comunicación entre G y tu plataforma. Esto quiere decir que:

No aparece la etiqueta Moodle en tu Grupo
No es necesario que tengas configurado tu Proveedor
No es necesario que en el Grupo esté indicado el Proveedor Principal.

Para ello:

Ve a la opción del menú principal Formación/Grupos;
escoge la acción de registro Otros/Moodle/CSV general;
se crea un CSV con los datos de todos los participantes, tutores e inspector del SEPE.
Descarga el fichero CSV
Importa el fichero en tu plataforma de teleformación Moodle.

Usa como separador la coma ",".

Ejemplo práctico

En este vídeo tienes un ejemplo de cómo se sube un CSV a Moodle. Si tu plataforma tiene otro diseño y no encuentras la opción para importar el fichero, por favor, ponte en contacto con tu proveedor.

Nota: tienes la opción de descargar un CSV sólo de participantes bonificados o sólo de participantes no bonificados (también se incluye el inspector del SEPE y los tutores) a través del menú dentro del Grupo: Otros/Moodle/CSV bonificados y Otros/Moodle/CSV no bonificados.

Matricular mediante CSV desde matrículas

SI no quieres enviar el listado completo de participantes dentro del CSV, tienes la opción de seleccionar a uno o varios participantes. Para ello:

Ve a Formación/Grupos;
filtra por el grupo que te interese;
pon el cursor encima del icono de los participantes y selecciona "matrículas";
selecciona las matrículas de los participantes que quieres subir;
desde Acciones en Lote, activa la opción "Exportar a Moodle y matricular"
Aparece una pantalla con los campos:
- Nombre corto curso de Moodle
- Nombre del grupo en Moodle
  Nota: asegúrate que coinciden los nombres de estos campos con los que tienes en Moodle y si no es así, puedes editarlos.
dale al botón "Exportar"
importa el fichero descargado en tu plataforma de teleformación Moodle.

En el CSV descargado desde matrículas, no se incluyen los tutores ni al inspector SEPE.

Importante en todos los CSV

El nombre del curso de tu plataforma en Moodle, tiene que ser el mismo que el nombre del Curso en Gesforma:
El código de la Acción/Grupo y denominación del Grupo, se crea automáticamente desde Gesforma a Moodle a la hora de matricular si no existe. Si existe, lo matricula en ese Grupo.
En el fichero CSV el punto 1 y 2 corresponden las columnas "course1" y "group1" respectivamente:

Notas de matriculación mediante API y CSV

Puedes volver a comunicar los datos del curso a Moodle tantas veces como necesites para añadir nuevos participantes y/o tutores del grupo;
Antes de crear un usuario se comprueba si existe (se toma como referencia su DNI/NIE);
Se establecen horas en las fechas de inicio y fin para que los participantes solo puedan acceder al curso durante el periodo comunicado a Fundae.

Para grupos bonificados existe la posibilidad de personalizar el Nombre del grupo creado en Moodle para incluir el código de acción y grupo de FUNDAE.

Conoce más detalles sobre la lógica del proceso de matriculación

Participantes

A la hora de matricular participantes de Gesforma a Moodle, se usan estos dos valores de referencia que tiene indicado el participante en Gesforma:

- usuario (username en Moodle): campo "usuario" en la matrícula del participante

- email: de la ficha del participante matriculado en el Grupo

En Moodle el email de un usuario no puede repetirse, y en Gesforma sí es posible.

Gesforma consulta si el usuario indicado en la matrícula de Gesforma coincide con el de algún username en Moodle,

Si EXISTE, lo matricula en el Curso/Grupo y actualiza la contraseña en Moodle;
Si NO EXISTE, crea el usuario en Moodle indicando estos datos.
1. De su matrícula en Gesforma:
  1. username: usuario
  2. contraseña: clave
2. De su ficha de usuario en Gesforma:
  1. Nombre
  2. Apellido 1
  3. Apellido 2
  4. Email

Nota: si no devuelve error Moodle en la creación del usuario, se concluye el proceso de matriculación con éxito.

Acceso a la plataforma para los participantes: coincide con las fechas de inicio y de fin del grupo matriculado

Tutores

A la hora de matricular tutores a Moodle, Gesforma consulta si el usuario indicado en proveedor_usuario del tutor coincide con el de algún username en Moodle:

Si EXISTE el usuario en Moodle, y en Gesforma:
1. dentro de proveedor_usuario el tutor tiene indicada la clave, lo matricula en el curso/grupo y actualiza la contraseña del usuario en Moodle.
2. dentro de proveedor_usuario del tutor NO tiene indicada la clave, lo matricula en el curso/grupo y NO actualiza la contraseña del usuario en Moodle
Si NO EXISTE el usuario en Moodle y tiene establecido la clave en proveedor_usuario crea el usuario en Moodle indicando estos datos.
1. De su matrícula en Gesforma:
  1. username: usuario en proveedor_usuario del tutor
  2. contraseña: clave en proveedor_usuario del tutor
2. De su ficha de usuario en Gesforma:
  1. Nombre
  2. Apellido 1
  3. Apellido 2
  4. Email

Si no devuelve error Moodle en la creación del usuario, se concluye el proceso de matriculación con éxito.

Acceso a la plataforma para los tutores: se matricula sin limitación de acceso a la plataforma

Inspector SEPE

A la hora de matricular un inspector de Gesforma a Moodle, se usan los valores que tiene indicado el en Gesforma dentro del formulario del proveedor en el apartado FUNDAE.

Acceso a la plataforma para Inspector del SEPE: se le asigna por defecto como fechas de acceso a la plataforma, desde el día 1 de enero del año actual hasta el 31 de marzo del año siguiente.

Fechas de acceso a la plataforma

Las fechas de acceso se establecen de forma automática en función del tipo de usuario:

Participantes : coincide su rango de fechas de acceso con la fecha de inicio y de fin del grupo. (Minuto 01:22)
Tutores: no tiene limitación de acceso.(Minuto 01:36)
Inspector SEPE: se establece desde el día 1 de enero del presente año al 31 de marzo del año siguiente de la fecha del grupo. (Minuto 01:55)

Errores frecuentes a la hora de matricular

Participantes

Analiza el motivo del error:

si es porque el e-mail de la ficha de usuario ya existe en Moodle, entonces se busca en Moodle la cuenta de usuario a partir del e-mail del participante matriculado en Gesforma.
1. si se encuentra, entonces se recupera su username de Moodle, y se actualiza la matrícula del participante en Gesforma con ese usuario, y se procede a matricular en Moodle en curso/grupo.
2. si no se encuentra, entonces se emite este mensaje de error:
  Error al crear el participante "X" en Moodle.
  Por favor, revisa que:
  1) el nombre de usuario no tenga letras en mayúscula (Moodle no lo permite);
  2) la clave cumpla los requisitos de la versión de tu plataforma Moodle;
  3) el usuario tenga indicado su e-mail.

Tutores

si es porque el e-mail de la ficha de usuario ya existe en Moodle, entonces se busca en Moodle la cuenta de usuario a partir del e-mail del tutor en Gesforma.
1. si se encuentra, entonces no se matricula y se emite un mensaje para informar al gestor de que la cuenta de email del tutor está siendo utilizada por otro usuario.
  Revisa los datos, y repite el proceso de matriculación.
2. si no se encuentra, por favor revisa que:
  1) el nombre de usuario no tenga letras en mayúsculas (Moodle no lo permite);
  2) la clave cumpla los requisitos de la versión de tu plataforma Moodle;
  3) el usuario tenga indicado su e-mail.

En este vídeo tienes un ejemplo de matriculación de un tutor con el mismo mail que otro usuario dentro de Moodle:

Webinar: Otras formas de Matricular en Moodle

Contenidos:
(00:00) Casos en los que podemos matricular mediante CSV.
(00:50) Descarga del CSV general desde Grupos
(04:35) Descarga del CSV bonificado desde Grupos
(05:50) Descarga CSV son una selección de participantes desde Matrículas.

Webinar: Relación del proveedor y tu plataforma de teleformación

Contenidos:
(00:00) Configurar tu Proveedor para crear el usuario y la contraseña de acceso a tu Plataforma
(03:00) Problema 1: el usuario y contraseña de la matrícula está en blanco
(05:10) El grupo no tiene asignado el Proveedor principal
(06:30)Problema 2: el usuario y contraseña de la matrícula no se ha creado con la lógica correcta.
(07:10) Diferencias cuando matriculamos en Moodle con una lógica correcta y cuando no lo es.
(10:05) Actualizar el usuario y contraseña de las matrículas mediante la "Edición Múltiple"