Guía Rápida: Cómo configurar y generar los costes

Sabemos que la gestión económica y el cumplimiento con Fundae pueden ser uno de los mayores focos de estrés en la coordinación de la formación. En Gesforma, hemos automatizado este proceso para que puedas tener un control absoluto y la tranquilidad de que los números cuadran, sin necesidad de hacer cálculos manuales interminables.

A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurar y generar los costes de tu cuenta de forma segura y automatizada.

1. Configura tus Preferencias Base (PVP y Desglose)

Antes de ir al grupo, debemos indicarle a Gesforma cómo queremos que trate nuestros precios a nivel global.

1. Ve a Cuenta > Preferencias y sbaja hasta el apartado Costes
   1. El ajuste del PVP:
      1. Si activas "Ajustar PVP": Gesforma desglosará automáticamente el precio de tu matrícula entre Costes Directos y Costes de Organización (Ej: De 300 €, separará una parte para organización y el resto para directo).
      2. Si no lo activas: El precio de la matrícula irá íntegro a Costes de Formación, y los costes de organización se añadirán aparte.
   2. Porcentaje de Organización: Puedes elegir que se aplique "Según normativa" (en función de la plantilla de la empresa) o fijar un porcentaje personalizado (ej. 10%).
   3. Guarda los cambios.

Consejo de Paz Operativa: Te recomendamos dejar activado el ajuste "Según normativa" para asegurar el cumplimiento legal sin tener que memorizar los tramos de Fundae.

2. Define el Precio: ¿Cobras por grupo o por participante?

Una vez en tu grupo (pestaña General y Participantes), debes definir cómo introduces el coste del curso. Gesforma se adapta a tu modelo de negocio:

• Opción A: Cobras un precio global por el curso (independiente de los alumnos) Ve a la pestaña General, introduce el precio total (ej. 600 €) y haz clic en Dividir. Haz clic en Guardar y continuar. Gesforma repartirá automáticamente ese coste total entre todos los alumnos que matricules.
• Opción B: Cobras por matrícula individual Ve a la pestaña General, introduce el precio por alumno (ej. 200 €), y Guardar y continuar. Cada vez que añadas a un participante nuevo, el sistema le asignará este precio de forma automática.

3. Cofinanciación Privada: El cálculo mínimo vs. El cálculo exacto

Esta es una de las áreas donde Gesforma te aporta mayor seguridad. El sistema necesita calcular la cofinanciación para Fundae, y actuará de dos formas según los datos que le des:

• Cálculo de Mínimo Exigible (Automático): Si no introduces ningún dato de costes salariales, Gesforma calculará por defecto la cantidad mínima exigida por la normativa para que la empresa cumpla con Fundae. Así evitas incidencias.
• Cálculo Exacto (Datos Reales): Si quieres que el importe sea real, introduce el Coste de la masa salarial (Coste Hora) y las Horas en Jornada Laboral (HJL) coincidentes con la formación.
  Recomendación: Introdúcelo a nivel de "Empresa" en lugar de "Participante". De esta forma, el dato se guardará para todo el año y no tendrás que ir trabajador por trabajador.

4. Generación Automática de Costes

Con todo configurado, llega el momento de que el sistema haga el trabajo duro.

1. Dentro del grupo, ve a Fundae > Costes > Generar automáticamente.

2. Se abrirá una tabla con un registro por cada empresa participante.

3. Al entrar en cada empresa, podrás verificar
   - El desglose exacto (Costes directos vs. Organización).
   - El cálculo de la cofinanciación (el mínimo o el exacto, según el paso 3).El mes a bonificar (que siempre coincide con la fecha de fin del grupo).
   - El importe máximo bonificable.

Si todo está correcto, habrás generado los costes en apenas unos clics, listos para enviar a Fundae con total seguridad. Y recuerda: si te equivocas o hay un caso excepcional, siempre puedes modificar cualquier coste manualmente antes de su envío.