Cómo configurar y recoger la Toma de Datos RGPD en Servicios de Consultoría y Otros

Toma de datos RGPD

Sabemos que gestionar la documentación de protección de datos y sus constantes actualizaciones puede sentirse como caminar por un campo de minas normativo. 

Nuestra misión es devolverte el control y que no tengas que preocuparte por olvidar un detalle crítico. 

Aquí te explicamos de forma directa cómo la nueva funcionalidad de "Toma de datos RGPD" automatiza y centraliza tu información para garantizar tu total tranquilidad operativa.

Cómo gestionar la Toma de datos RGPD (Paso a Paso)

La nueva actualización centraliza la información en los contratos y solicitudes de los servicios de "Consultoría" y "Otros". Sigue estos sencillos pasos:

1. Activación del control RGPD: Al crear o editar un servicio que pertenezca a las categorías "Consultoría" o "Otros", ahora encontrarás un nuevo check llamado "Toma de datos RGPD". Al marcarlo, activas todo el sistema para gestionar esta documentación.
2. Recopilación de datos desde la Solicitud: Si inicias tu flujo desde una Solicitud (para Consultoría u Otros), verás aparecer la nueva sección organizada de "RGPD" directamente en la pestaña Servicios. Al tramitar esta solicitud, toda la información introducida se heredará automáticamente al contrato de servicios, erradicando las tareas repetitivas.
3. Gestión directa en el Contrato: En caso de que crees el contrato de servicios de forma directa (asociado a un servicio con el check activo), el sistema habilitará una pestaña exclusiva llamada "Toma de datos RGPD" para recoger toda la información necesaria de manera centralizada.
4. Automatización de la Documentación: Hemos liberado un juego completo de variables de documentación (tales como ${tiene_contrato_mantenimiento}, ${consentimiento}, ${riesgo_de_datos}, entre muchas otras) que ya están disponibles para su uso en las plantillas de tipo Contrato.

Para que lo tengas aún más claro y a un solo golpe de vista, te dejamos este resumen del proceso diseñado para tu paz operativa:

A Tener en Cuenta

• ¿Por qué no aparece el check de RGPD en los servicios de formación?
  Porque en Gesforma creemos en la simplicidad inteligente: eliminar el ruido visual para no abrumarte. Hemos ocultado este check y su pestaña correspondiente en los servicios puramente formativos (como "Formación a empresas", "Añadir participantes" o "Contrato de formación en alternancia") para que tu pantalla esté limpia y solo veas lo que realmente necesitas.
• ¿Qué pasa si cambian los datos del Responsable RGPD de una empresa con el tiempo?
  Los datos del Responsable se recogen directamente a nivel de contrato para proteger tu histórico documental. Te recomendamos generar el documento en el momento de su creación y adjuntarlo al servicio. Así te aseguras de que si la empresa cambia de responsable en el futuro, la versión del contrato original que el usuario descargue sea siempre la correcta e intacta.
• ¿Se aplicará este check a los formularios de servicios que ya tenía creados?
  Sí. El check tiene alcance retroactivo para los servicios de "Consultoría" y "Otros" que ya tenías configurados en tu cuenta. Esto te da la libertad de actualizar tus procesos actuales e incluir esta nueva funcionalidad sin tener que crearlos desde cero. Recuerda que la tecnología también puede abrazarte, y nuestro equipo de soporte está aquí para acompañarte si tienes cualquier duda durante la configuración.

Si necesitas que revisemos cómo encajar estas nuevas variables en tus plantillas, recuerda que el equipo de soporte está aquí para sostenerte y ayudarte a configurarlo todo.