Enviar

Modificado el Tue, 06 Feb 2024 a las 12:14 PM

Puedes enviar una petición de firma a un destinatario de varias formas, escoge la que mejor se adapte a tu escenario.

Listado general de peticiones

Esta opción está pensada para que la usen los gestores. 
  1. Ve a la opción de menú principal Extra/Firma digital;
  2. selecciona el destinatario;
  3. escoge la petición;
  4. pulsa en Enviar.

Enviar comunicación personalizada tras firma

Existe una opción que permite enviar una comunicación al participante tras la firma de una petición. 

Configuración del mensaje y adjuntos

  1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Preferencias;
  2. selecciona la pestaña Formación;
  3. escoge el desplegable Comunicación de fin a Participante;
  4. activa la pestaña "FD" y en el apartado "Bonificado" personaliza el asunto y el texto si el Grupo está gestionado bajo una Agrupación;
  5. indica en los campos para adjuntar plantillas que te interese. Por ejemplo:
    1. Siempre: cuestionario de calidad de los perfiles de gestión que utilices (entidad externa (organizadora), empresa bonificada (autogestión) y grupo de empresas), y recibí.
    2. Evaluación positiva: diploma de teleformación, presencial y mixto.
    3. Evaluación negativa: certificado de teleformación, presencial y mixto.
  6. Guarda los cambios.
Adjuntos en una comunicación: sólo puedes añadir plantillas de tipo grupo participante.
Dependiendo de las características de la plantilla, sólo se adjuntarán los documentos que correspondan al enviar cada comunicación.

En este vídeo tienes un ejemplo práctico de envío al participante de los diplomas tras firmar la petición.

SMS

De forma opcional, puedes incluir la capa de SMS en el envío de tus peticiones.
Siempre va unida al envío de la petición por email, es decir, no puedes enviar una petición solo por SMS.

Ten en cuenta que utilizar esta opción tiene un coste adicional.

¿Cuándo te interesa utilizarla?

En aquellos casos en los que sabes que tu destinatario no mira su email y quieres aumentar las posibilidades de que firme la petición dándole un toque por SMS.

La opción está disponible en la sección Indica los detalles:

  1. escoge el campo Método de notificación
  2.  la opción E-mail + SMS

Nota: si tienes mal indicado el teléfono del destinatario Gesforma te lanza el siguiente error independientemente de la opción que hayas elegido;

 58. Unable to send request because the phone number provided in the notification is invalid. 

  • Si has seleccionado la opción "E-mail" le llegará la petición al destinatario.
  • Si seleccionas la opción E-mail + SMS, sólo le llegará el E-mail.

CRM

Esta opción está pensada para que la utilicen usuarios con perfil comerciales que se conectan a Gesforma.
  1. Ve a la opción de menú principal Clientes/Empresa;
  2. selecciona la acción de registro CRM;
  3. activa la pestaña Firma digital;
  4. selecciona la petición;
  5. pulsa en Enviar.

Presupuestos

Esta opción está pensada para que la utilicen usuarios con perfil comerciales que se conectan a Gesforma.
  1. Ve a la opción de menú principal Venta/Presupuestos;
  2. edita el presupuesto;
  3. indica la plantilla de firma digital vinculada al presupuesto;
  4. guarda los cambios;
  5. pulsa en el icono de enviar petición de firma.

Solicitud

  1. Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
  2. selecciona la acción de registro Enviar petición de firma;
  3. indica la plantilla de firma digital a enviar;
  4. escoge el método de notificación;
  5. selecciona el destinatario;
  6. pulsa en enviar petición de firma.

Formulario público

Esta opción está pensada para que la usen usuarios con un perfil comercial que no se conectan a Gesforma.

También puedes reenviar a tus clientes a la página para que ellos rellenen los datos directamente.

  1. Ve a la URL de tu formulario público para firma digital;
    (contacta con soporte para conocer la URL de tu cuenta)
  2. rellena los campos;
  3. pulsa en Enviar.
Al completar el prroceso de firma se crea automáticamente una solicitud facilitando el trabajo administrativo.

FAQ

¿No me aparece la plantilla que me interesa en el campo "le interesa firmar"?

  1. ve a la opción del menú principal Cuenta/ Preferencias/Plantillas;
  2. entra en la plantilla que no se muestra;
  3. revisa que esté activada la casilla "Visible en formulario público".
    Para asegurarte que se realiza el cambio, cierra el navegador y vuelve a abrirlo. 

Error en la configuración del SMTP 

Si tienes configurado el SMTP usuario, esta prevalece ante otra configuración de SMTP. En caso contrario:

  1. Si el Grupo está gestionado dentro de una Agrupación, el envío de hará mediante el SMTP que tengas configurado en la  Entidad Organizadora a la que pertenece la Agrupación.
    Cuenta/FUNDAE/Entidades organizadoras/Pestaña comunicaciones/SMTP
  2. Si no  tienes configurado el SMTP de la Entidad Organizadora o si el Grupo está gestionado bajo otro Perfil de Gestión, el envío se hace el SMTP Formación que tengas en Preferencias.
    Cuenta/Preferencias/Formación/SMTP
En este artículo tienes más información sobre la configuración del SMTP área formación y en este artículo los errores más comunes.






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